Es podria dir que els fitxers de morosos exerceixen un paper important en la reducció dels impagaments, ja que motiven els deutors a pagar i ofereixen a les empreses un mitjà per comprovar la identitat dels seus clients abans de signar un contracte amb ells, la qual cosa els permet evitar relacions potencialment arriscades.
Tanmateix, cal tenir en compte el risc que aquestes llistes poden suposar per a la intimitat i l'honor dels vostres clients, encara que siguin morosos. Aquí us expliquem com complir els requisits perquè pugueu demostrar que els compliu abans de facilitar les dades personals a un fitxer de morosos, i evitar responsabilitat per danys subjectius i objectius.
Com reclamar als morosos:
Es pot intentar reclamar les quantitats pendents de diverses maneres, des de correus electrònics amistosos de recordatori fins a iniciar la via judicial mitjançant un procediment de "monitori". En alguns casos, també existeix la possibilitat de presentar les dades de l'import impagat i del deutor per a la seva publicació en els anomenats "fitxers de morosos", que les futures empreses podran consultar a l'hora de decidir amb qui (i amb qui no) establir relacions comercials.
En aquest article us expliquem les obligacions i els requisits que cal complir per poder inscriure el deute d'una persona física en aquestes llistes.
COM INCLOURE DADES EN FITXERS DE MOROSOS D'ACORD AMB LA LLEI
Abigail Sked, Especialista en protecció de dades (Subtítols disponibles en castellà i anglès)
Requisits per incloure dades personals en un fitxer de morosos
El punt clau a tenir en compte a l'hora de plantejar-se fer ús d'un fitxer de morosos és la protecció de dades, especialment de les persones físiques, ja que, en virtut de els principis de transparència i exactitud del RGPD, has d'assegurar-te que el deutor té coneixement suficient de la possibilitat que les seves dades figurin en aquest fitxer, i que aquestes dades són correctes.
Per tant, la Agència Espanyola de Protecció de Dades (Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD)) recull els següents requisits necessaris per incloure les dades d'una persona física en un tractament d'aquesta mena de solvència patrimonial i crèdit:
- Que les dades hagin estat facilitades pel creditor o per qui actuï per compte seu o en el seu interès.
- Existència prèvia d'un deute cert, vençut, exigible, que hagi resultat impagat, en què la quantia del principal sigui superior a cinquanta euros.
- Que el creditor hagi informat l'afectat en el contracte o en el moment de requerir el pagament sobre la possibilitat d'inclusió en aquests sistemes, amb indicació d'aquells en els quals participi.
- Que el creditor hagi efectuat el requeriment de pagament al deutor amb caràcter previ a la comunicació de les seves dades al fitxer de morosos.
- A més, l'entitat que mantingui el sistema d'informació creditícia haurà de notificar a l'afectat la inclusió d'aquestes dades i l'informarà sobre la possibilitat d'exercir els drets establerts als articles 15 a 22 del Reglament (UE) 2016/679 dins dels trenta dies següents a la notificació del deute al sistema, restant bloquejades les dades durant aquest termini.
- Que no hagin transcorregut cinc anys des de la data en què s'havia de procedir al pagament del deute o del venciment de l'obligació o del termini concret si aquest fos de venciment periòdic.
Vegem amb més detall alguns d'aquests requisits.
El deute ha de ser cert, vençut, exigible i haver resultat impagat
En primer lloc, lògicament, un cop el deutor ha pagat una part o la totalitat del deute, les dades presentades inicialment sobre el deute deixaran de ser exactes. Per això, vós, com a creditor, heu de comunicar al responsable del tractament de dades del fitxer de morosos la inexactitud o inexistència del deute perquè procedeixi a la supressió o modificació de les dades corresponents. Disposeu d'una setmana per fer aquesta notificació. Les dades també hauran de ser suprimides quan hagin transcorregut cinc anys comptats a partir del venciment de l'obligació.
Així mateix, la jurisprudència ha aportat un aclariment respecte a la certesa del deute. En la STS núm. 945/2022, de 20 de desembre, ECLI:ES:TS:2022:4607 s'afirmà que, en el moment de comunicar el deute al sistema de fitxer de morosos, no ha d'existir controvèrsia sobre la quantitat deguda.
"Si el titular de les dades considera de manera raonable i legítima que no deu allò que se li reclama i així ho ha fet saber al creditor, la manca de pagament no és indicativa de la insolvència de l'afectat i, per tant, el tractament de les seves dades en un d'aquests fitxers no és pertinent."
De la mateixa manera, la llei exigeix que l'existència o la quantia dels deutes en qüestió:
"No hagi estat objecte de reclamació administrativa o judicial per part del deutor o mitjançant un procediment alternatiu de resolució de disputes vinculant entre les parts"
(Article 20, apartat 1 de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals.)
El creditor ha d'haver realitzat el requeriment de pagament
Tot i que la jurisprudència ha destacat el caràcter essencial d'aquesta exigència, no existeix una única forma "correcta" de dur-la a terme.
Segons el Tribunal Suprem, no s'exigeix "la fehaença de la seva recepció, ja que aquesta es pot considerar acreditada mitjançant les presumpcions sempre que n'existeixi una garantia o constància raonable." (STS núm. 1319/2023 de 27 de setembre, ECLI:ES:TS:2023:3824)
Per tant, tot i que no cal que demostris una prova irrefutable que la comunicació va ser rebuda per la persona correcta, si succeís alguna cosa que posés en dubte la recepció, com ara que la comunicació fos retornada perquè el destinatari és desconegut en aquella adreça, seria difícil argumentar que comptaves amb garanties raonables de recepció. És recomanable fer el que puguis per assegurar-te que has avisat el deutor del deute i que pots demostrar que ho has fet.
A qui puc facilitar dades personals sobre deutes?
Per reclamar el deute pots utilitzar les dades que el client et va facilitar amb la signatura del contracte que va donar lloc a aquest deute, perquè el procés de reclamació es tracta d'una extensió d'aquesta mateixa relació negocial i de la prestació del servei que va sol·licitar. Pel mateix motiu, l'accés per part de les empreses de cobrament no es considera una cessió o comunicació de dades. Així doncs, no cal comptar amb el consentiment dels interessats per permetre l'accés a aquestes dades, però sí amb el contracte corresponent de prestació de serveis amb aquesta empresa de cobrament en els termes de l'article 28 del RGPD.
No obstant això, si estàs reclamant el deute i has de parlar amb amics, familiars o fins i tot companys de feina del client al llarg d'aquest procés, ves amb compte amb la informació que els facilites. Així ho explica la Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD):
"Pel que fa a les trucades telefòniques a familiars i amics, inclòs al lloc de treball, es considera que es poden fer sempre que no se'ls comuniqui l'import del deute ni la condició de deutor... No obstant això, tant els familiars com els amics poden exercir el dret d'oposició per no rebre aquest tipus de trucades."
Què és el reglament general de protecció de dades (RGPD) i com m'afecta?
Advocats per a impagaments:
L'Anàlisi del Comportament de Pagament Empresarial publicat per Informa el 2023 va revelar que el 64,33% de les empreses contactades van patir almenys un impagament en els últims 12 mesos. L'impagament és una trista realitat per a moltes empreses a Espanya, que genera desconfiança i, en alguns casos, importants dificultats financeres.
Però els fitxers de morosos estan jugant un paper important en la lluita contra la morositat.
Voleu consultar si el vostre possible client figura en algun registre de morosos? Voleu incloure un client en algun registre de morosos? Teniu factures impagades que necessiteu reclamar?
Publiquem els vostres impagaments al RJI:
