Atenció, empresaris! Esteu al corrent del Reial Decret 933/2021? Si el vostre negoci té alguna relació amb l'allotjament o el lloguer de vehicles, això us interessa. El 2 de desembre de 2024 va entrar en vigor aquesta nova normativa que canvia les regles del joc pel que fa al registre de viatgers i clients. Esteu preparats per complir amb les noves obligacions? Desglossem els punts clau perquè no us agafi per sorpresa.
Redactat per Abigail Sked
Especialista en protecció de dades
Nou registre de dades de viatgers a Espanya
Abigail Sked, Especialista en protecció de dades (Subtítols disponibles en castellà i anglès)
De què tracta el registre de viatgers?
El Reial Decret 933/2021 estableix noves obligacions de registre documental i d'informació per a empreses i particulars que es dediquen a l'allotjament i al lloguer de vehicles a motor. Evidentment, aquestes entitats estan acostumades a recopilar dades personals sobre els seus clients, però la polèmica d'aquesta legislació rau en el fet que les obliga a recopilar moltes més dades personals que abans, cosa amb la qual els clients poden no sentir-se còmodes i que sotmet les empreses a més responsabilitats en matèria de protecció de dades.
D'altra banda, l'objectiu d'aquests nous requisits és millorar la seguretat ciutadana "davant les amenaces terroristes i altres delictes molt greus comesos per organitzacions criminals".
A qui afecta el Reial Decret 933/2021?
La llista és llarga, però bàsicament si oferiu allotjament o llogueu vehicles sense conductor, us correspon:
- Hotels, hostals, pensions, cases d'hostes
- Apartaments i habitatges turístics
- Càmpings i zones d'estacionament d'autocaravanes
- Empreses de lloguer de vehicles sense conductor
- Plataformes i operadors que prestin serveis d'intermediació en aquestes activitats.
Què cal fer ara?
1. Registre informàtic
Heu de crear i mantenir un registre amb les dades dels vostres clients.
2. Més dades a recollir
Prepareu-vos per demanar més informació als vostres clients. Ara, en el cas de l'exercici professional d'allotjament, cal recollir, entre d'altres:
- Dades dels viatgers:
- Nom.
- Primer cognom.
- Segon cognom.
- Sexe.
- Número de document d'identitat.
- Número de suport del document.
- Tipus de document (DNI, passaport, TIE).
- Nacionalitat.
- Data de naixement.
- Lloc de residència habitual.
- Adreça completa.
- Localitat.
- País.
- Telèfon fix.
- Telèfon mòbil.
- Correu electrònic.
- Nombre de viatgers.
- Relació de parentiu entre els viatgers (en cas que algun sigui menor d'edat)
- Dades de la transacció:
-
- Data i hora d'entrada
- Data de sortida
- Identificació del mitjà de pagament: tipus de targeta i número, IBAN del compte bancari, solució de pagament per mòbil, altres.
- Titular del mitjà de pagament
- Data de caducitat de la targeta bancària
- Data de pagament
- Signatura del viatger/els viatgers
Us recomanem que consulteu els Annexos I i II del Reial Decret per saber exactament quines dades heu de registrar i comunicar a les autoritats, en funció de l'activitat que desenvolupeu i de si ho feu o no de manera professional.
L'allotjament o la empresa de lloguer de vehicles s'encarregarà que les dades siguin correctes i coincideixin amb els documents o sistemes que confirmin la identitat dels usuaris, els quals hauran de mostrar o facilitar aquesta informació.
3. Conservació de dades
Guarda tota aquesta informació durant 3 anys a comptar des de la finalització del servei o prestació contractada.
4. Comunicació a les autoritats
Has d'enviar aquestes dades a la Policia o la Guàrdia Civil en un termini màxim de 24 hores a partir dels moments següents:
- En el moment de fer la reserva o la formalització del contracte o, si escau, la seva anul·lació.
- A l'inici dels serveis contractats.
Aquestes comunicacions es realitzaran per procediments telemàtics. Quedes exceptuat si desenvolupes activitats d'allotjament de manera no professional, cas en el qual podràs realitzar-les per mitjans no telemàtics, pel procediment que es determini.
Atenció: Si desenvolupes activitats d'allotjament de manera no professional també quedes exceptuat de les obligacions de registre documental i conservació de dades, i només estaràs subjecte a les obligacions de comunicació a les autoritats.
OBLIGACIONS LEGALS I FINANCERES DE LES SOCIETATS A ESPANYA
Com s'emplena el registre de viatgers?
El Ministeri de l'Interior ha creat una plataforma en línia per facilitar tot aquest procés. Es diu SES.HOSPEDAJES i és on hauràs de bolcar tota la informació.
Atenció a les multes
No prendre's seriosament aquesta normativa pot sortir car. Les sancions per incompliment es regeixen pel que preveu la Llei Orgànica 4/2015:
Infraccions greus, amb multa de 601 a 30.000 euros:
- La manca dels registres documentals previstos en aquest Reial Decret.
- L'omissió de les comunicacions obligatòries.
Infraccions lleus, amb multa de 100 a 600 euros:
- Les irregularitats o deficiències en l'emplenament dels registres previstos.
- La realització de les comunicacions obligatòries fora del termini establert.
La responsabilitat per les infraccions comeses recaurà directament en vosaltres com a persona física o jurídica que desenvolupa o intermedia en la realització de les activitats.
Protecció de dades: L'elefant a l'habitació
Amb tantes dades personals en joc, la protecció de dades esdevé crucial. Aquí és on entra en escena el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD). Necessiteu:
- Actualitzar les vostres polítiques de privacitat
- Informar correctament els vostres clients sobre l'ús de les seves dades
- Implementar mesures de seguretat adequades, com ara el xifrat del registre de viatgers, la limitació del nombre de persones que puguin accedir als registres de viatgers i el control d'accés mitjançant contrasenyes segures i l'autenticació multifactor.
Us sentiu aclaparats? No esteu sols
Entenem que tota aquesta informació pot ser un mal de cap. Complir amb el Reial Decret 933/2021 i alhora assegurar-vos que respecteu el RGPD no és una tasca fàcil. És aquí on el nostre despatx d'advocats us pot donar un cop de mà. A CONESA LEGAL ens especialitzem en protecció de dades, així com en normatives i obligacions mercantils, laborals i fiscals. Us podem ajudar a analitzar la vostra situació actual i assegurar que la gestió de les dades personals compleix amb el RGPD, proporcionant-vos, entre d'altres, les polítiques i clàusules necessàries adaptades a les vostres necessitats.
