¡Atención empresarios! ¿Estáis al tanto del Real Decreto 933/2021? Si tu negocio tiene algo que ver con el hospedaje o el alquiler de vehículos, esto te interesa. El 2 de diciembre de 2024 entró en vigor esta nueva normativa que cambia las reglas del juego en cuanto al registro de viajeros y clientes. ¿Estás preparado para cumplir con las nuevas obligaciones? Vamos a desgranar los puntos clave para que no te pillen por sorpresa.
Redactado por Abigail Sked
Paralegal
¿De qué va el registro de viajeros?
El Real Decreto 933/2021 establece nuevas obligaciones de registro documental e información para empresas y particulares que se dedican al hospedaje y alquiler de vehículos a motor. Por supuesto, estas entidades están acostumbradas a recopilar datos personales sobre sus clientes, pero la polémica de esta legislación viene de que les obliga a recopilar muchos más datos personales que antes, algo con lo que los clientes pueden no sentirse cómodos y que somete a las empresas a más responsabilidades en materia de protección de datos.
Por el otro lado, el objetivo de estos nuevos requisitos es mejorar la seguridad ciudadana “ante las amenazas terroristas y otros delitos muy graves cometidos por organizaciones criminales”.
¿A quién afecta el Real Decreto 933/2021?
La lista es larga, pero básicamente si ofreces alojamiento o alquilas vehículos sin conductor, te toca:
- Hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes
- Apartamentos y viviendas turísticas
- Campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas
- Empresas de alquiler de vehículos sin conductor
- Plataformas y operadores que presten servicios de intermediación en estas actividades.
¿Qué hay que hacer ahora?
1. Registro informático
Tienes que crear y mantener un registro con los datos de tus clientes.
2. Más datos a recopilar
Prepárate para pedir más información a tus clientes. Ahora, en el caso del ejercicio profesional de hospedaje, hay que recoger, entre otros:
- Datos de los viajeros:
- Nombre.
- Primer apellido.
- Segundo apellido.
- Sexo.
- Numero de documento de identidad.
- Número de soporte del documento.
- Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Lugar de residencia habitual.
- Dirección completa.
- Localidad.
- País.
- Teléfono fijo.
- Teléfono móvil.
- Correo electrónico.
- Número de viajeros.
- Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad)
- Datos de la transacción:
-
- Fecha y hora de entrada
- Fecha de salida
- Identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros.
- Titular del medio de pago
- Fecha de caducidad de la tarjeta bancaria
- Fecha de pago
- Firma del viajero/los viajeros
Te recomendamos que eches un vistazo a los Anexos I y II del Real Decreto para saber exactamente qué datos debes registrar y comunicar a las autoridades, en función de la actividad que desarrolles y de si lo haces o no de forma profesional.
El hospedaje o la empresa de alquiler de vehículos se encargarán de que los datos sean correctos y coincidan con los documentos o sistemas que confirmen la identidad de los usuarios, quienes deberán mostrar o facilitar dicha información.
3. Conservación de datos
Guarda toda esta información durante 3 años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.
4. Comunicación a las autoridades
Tienes que enviar estos datos a la Policía o Guardia Civil en un plazo máximo de 24 horas a partir de los siguientes momentos:
- Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.
- Al inicio de los servicios contratados.
Estas comunicaciones se realizarán por procedimientos telemáticos. Quedas exceptuado si desarrollas actividades de hospedaje de manera no profesional, en cuyo caso podrás realizarlas por medios no telemáticos, por el procedimiento que se determine.
Ojo: Si desarrollas actividades de hospedaje de manera no profesional también quedas exceptuado de las obligaciones de registro documental y conservación de datos, y solo estarás sujeto a las obligaciones de comunicación a las autoridades.
OBLIGACIONES LEGALES Y FINANCIERAS DE LAS SOCIEDADES EN ESPAÑA
¿Cómo cumplimentar el registro de viajeros?
El Ministerio del Interior ha creado una plataforma online para facilitar todo este proceso. Se llama SES.HOSPEDAJES y es donde tendrás que volcar toda la información.
Ojo con las multas
No tomarse en serio esta normativa puede salir caro. Las sanciones por incumplimiento se rigen por lo previsto en la Ley Orgánica 4/2015:
Infracciones graves, con multa de 601 a 30.000 euros:
- La carencia de los registros documentales previstos en este real decreto.
- La omisión de las comunicaciones obligatorias.
Infracciones leves, con multa de 100 a 600 euros:
- Las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros previstos.
- La realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.
La responsabilidad por las infracciones cometidas recaerá directamente en ti como persona física o jurídica que desarrolla o intermedia en la realización de las actividades.
Protección de datos: El elefante en la habitación
Con tantos datos personales en juego, la protección de datos se vuelve crucial. Aquí es donde entra en juego el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Necesitas:
- Actualizar tus políticas de privacidad
- Informar correctamente a tus clientes sobre el uso de sus datos
- Implementar medidas de seguridad adecuadas, tales como el cifrado del registro de viajeros, la limitación del número de personas que puedan acceder a los registros de viajeros y el control de acceso mediante contraseñas seguras y la autenticación multifactor.
¿Te sientes abrumado? No estás solo
Entendemos que toda esta información puede ser un dolor de cabeza. Cumplir con el Real Decreto 933/2021 y al mismo tiempo asegurarte de que respetas el RGPD no es tarea fácil. Es aquí donde nuestro bufete puede echarte una mano. En CONESA LEGAL nos especializamos en protección de datos, así como en normativas y obligaciones mercantiles, laborales y fiscales. Podemos ayudarte a analizar tu situación actual y asegurar que tu manejo de datos personales cumple con el RGPD, proporcionándote, entre otras cosas, las políticas y cláusulas necesarias adaptadas a tus necesidades.