QUÈ ÉS EL LLIBRE D'ACTES D'UNA EMPRESA?
En l'entorn empresarial espanyol, els Llibres d'Actes de societats documenten i registren els acords i decisions més importants que afecten l'empresa. Aquests llibres actuen com a testimonis legals de les actuacions i resolucions adoptades pels socis o accionistes i els òrgans de govern de la societat (en cas que sigui Consell d'Administració), oferint transparència i compliment amb les lleis i regulacions vigents.
Redactat per Abigail Sked
Assessora legal
LLIBRES D'ACTES DE SOCIETATS A ESPANYA
Abigail Sked, Assessora legal (Subtítols disponibles en castellà i anglès)
Encara no s'ha constituït la societat? Podem ajudar-li:
assessoria per a constitució de societats
Com s'elabora i es presenta el llibre d'actes?
contingut del llibre d'actes
Les societats mercantils (societats de responsabilitat limitada, societats anònimes, etc.) tenen l'obligació de portar Llibres d'Actes legalitzats que recullen les actes de totes les reunions dels seus òrgans col·legiats, socis i/o accionistes. Els Llibres d'Actes s'han de portar de manera ordenada i cronològica, reflectint la data, el lloc i l'hora de cada reunió, així com els assumptes tractats i les decisions adoptades. La llista d'assistents de les Juntes haurà de ser signada pels socis o accionistes presents o representats a la reunió, i l'Acta de la reunió pel Secretari, amb el Vist-i-plau del President.
Vol saber més sobre el contingut de les actes? Consulteu l'article següent:
QUÈ HAN DE CONTENIR LES ACTES DE LES REUNIONS DE LES SOCIETATS MERCANTILS?
El llibre d'actes podrà ser únic per a les actes de tots els òrgans col·legiats de la societat, o també un llibre per a cadascun dels òrgans col·legiats, és a dir, un Llibre d'Actes que contingui totes les Actes de la societat, tant de Junta de socis com de Consell d'Administració, o bé dos llibres diferents (un llibre d'Actes de Junta i un altre d'Actes de Consell). Caldrà que en cadascun d'aquests llibres consti la data d'obertura i tancament de l'exercici.
LEGALITZACIÓ anual I PRESENTACIÓ TELEMÀTICA DEL LLIBRE D'ACTES
En cada exercici caldrà legalitzar les actes de l'exercici precedent. Els llibres han de ser presentats anualment (abans que transcorrin quatre mesos següents a la data del tancament de l'exercici) davant el Registre Mercantil competent per raó del domicili, garantint així la seva legalitat i conformitat amb la normativa vigent.
Segons el que estableix la Llei 14/2013, de 27 de setembre, els llibres d'actes es legalitzaran telemàticament, agilitzant significativament aquest tràmit. S'utilitza el programa en línia anomenat Legalia, proporcionat pel Registre Mercantil. Aquest programa permet la complimentació del llibre d'actes i la seva presentació de manera telemàtica. Un cop completat el procés, s'obté un arxiu en format XML com a justificant de la presentació. Es pot consultar aquest arxiu posteriorment al Registre Mercantil per verificar la presentació realitzada.
Obligacions de l'administrador de la societat
La portada dels Llibres d'Actes és responsabilitat dels administradors i forma part de les seves obligacions i deure de diligència. És fonamental la tinença i legalització dels llibres ja que, en cas contrari, poden derivar-se responsabilitats als administradors i crear situacions de conflicte entre socis.
Cal destacar també que els empresaris han de conservar els llibres, la correspondència, la documentació i els justificants relatius al seu negoci, degudament ordenats, durant sis anys, a partir de l'últim assentament realitzat als llibres, llevat del que s'estableixi per disposicions generals o especials.
El Llibre registre de socis
Les societats mercantils també tenen l'obligació de portar el llibre registre de socis, que inclou informació sobre els socis i el nombre de participacions que té cadascun d'ells. En cas que durant un exercici fiscal hi hagi algun canvi, s'ha de modificar el llibre registre de socis i presentar-se conjuntament amb el llibre d'actes l'any següent.
QUINA FUNCIÓ COMPLEIX EL LLIBRE D'ACTES EN UNA EMPRESA?
La importància dels llibres d'actes rau en el seu paper com a evidència legal de les decisions adoptades pels òrgans de govern de la societat. El procés de confeccionar-los i presentar-los no només enforteix la integritat jurídica de l'empresa, sinó que també facilita auditories, inspeccions i proporciona una traçabilitat transparent de les decisions clau preses pels òrgans de govern al llarg de l'exercici fiscal.
ASSESSORIA MERCANTIL PER A LA GESTIÓ DELS LLIBRES MERCANTILS DE LA TEVA EMPRESA
A Conesa Legal podem registrar, legalitzar i presentar el llibre d'actes per vostè i assessorar-lo durant tota la vida de la seva empresa perquè compleixi amb totes les obligacions mercantils. El nostre servei de secretaria mercantil consisteix en la portada dels documents formals de la societat:
- Assessorament a accionistes, socis i consells d'administració en el compliment de la legalitat vigent, gestió quotidiana i execució d'acords.
- Confecció de convocatòries i redacció d'Actes de Juntes Ordinàries (aprovació de comptes anuals) i Extraordinàries, i resolucions del consell d'administració.
- Formalització davant de Notari d'acords de socis i òrgans d'administració i inscripció dels mateixos en el Registre Mercantil.
- Portar els Llibres: Llibre d'Actes, Llibre Registre de Socis, Llibre d'Accions Nominatives i Llibre de Contractes, i la seva presentació telemàtica anual en el Registre Mercantil.
- Modificacions estatutàries (trasllat de domicili, canvi de denominació, canvi d'objecte social) i operacions de reestructuració i sanejament de balanç (ampliacions i reduccions de capital).
- Tràmits mercantils (inscripcions)
- Canvis de socis (transmissions d'accions i participacions socials).
- Gestió d' impagats.
Contacteu amb María Teresa Garasa, advocada mercantilista a Barcelona:
