Durante casi cuatro años, la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales fue una obligación sin fecha. Existía la ley, llegó el reglamento, pero el calendario real dependía de una orden ministerial que no se publicaba. Esa orden ya está publicada: la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, apareció en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor el 6 de octubre de 2026. Desde ese día corre el plazo que determina cuándo su empresa tendrá que emitir y recibir facturas electrónicas en sus operaciones con otras empresas.
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Las dos fechas que ya están fijadas
La obligación nace de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. Su desarrollo reglamentario es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril de 2026.
La clave está en su disposición final cuarta. Esa disposición no cuenta los plazos desde la publicación del propio reglamento, sino desde la entrada en vigor de la orden ministerial prevista en su disposición final tercera. Mientras esa orden no existiera, nadie podía decir con honestidad qué día empezaba la obligación. Ahora sí se puede.
La orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026. A partir de ahí, el reglamento prevé doce meses para quienes su volumen de operaciones del año natural inmediato anterior, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992 del IVA, haya excedido de 8 millones de euros. Y veinticuatro meses para el resto de empresarios y profesionales. Es decir, 6 de octubre de 2027 para el primer grupo y 6 de octubre de 2028 para todos los demás.
Fechas fijadas desde el 6 de octubre de 2026
La Orden HAC/1028/2026 entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y activó el cómputo de la disposición final cuarta del RD 238/2026: 6 de octubre de 2027 para quienes superaron 8 millones de euros de volumen de operaciones en el año natural inmediato anterior, calculado conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992, y 6 de octubre de 2028 para el resto de empresarios y profesionales.
Conviene fijarse en el criterio de corte. No es la facturación contable ni el beneficio, es el volumen de operaciones del artículo 121 de la Ley del IVA referido al año natural inmediato anterior. Una empresa que oscile alrededor del umbral debe revisar el dato ejercicio a ejercicio, porque es el que determina en qué bloque del calendario cae.
El PDF de acompañamiento durante el primer año
El Real Decreto 238/2026 incluye una regla transitoria que suele pasar desapercibida y que tiene efectos prácticos inmediatos. Su disposición transitoria segunda establece que, durante los doce primeros meses de aplicación a las empresas de más de 8 millones de euros, la factura electrónica debe acompañarse de un documento en formato PDF que asegure su legibilidad, salvo que el destinatario acepte voluntaria y expresamente prescindir de él.
Esto significa dos cosas. Para el emisor grande, que su sistema debe generar factura estructurada y PDF legible a la vez. Para el receptor pequeño, que durante ese periodo seguirá viendo un documento que puede leer sin herramientas especiales. La dispensa del PDF exige aceptación del destinatario, voluntaria y expresa, de modo que conviene documentarla por escrito si se quiere invocar después.
La solución pública gratuita de la AEAT
La disposición adicional primera del mismo reglamento prevé que la Agencia Estatal de Administración Tributaria desarrolle una aplicación o formulario gratuito que permita expedir facturas electrónicas y comunicar su estado a través de la solución pública de facturación electrónica. Para un autónomo con pocas facturas al mes, esa vía puede ser suficiente. Para una empresa con volumen, integración con el ERP o con clientes que imponen su propio canal, no lo será. La decisión de herramienta no es neutra: condiciona plazos de implantación, coste y dependencia del proveedor.
Lo que el reglamento prevé además del calendario
- Durante los doce primeros meses de aplicación a las empresas de más de 8 millones de euros, la factura electrónica debe acompañarse de un PDF que asegure su legibilidad (disposición transitoria segunda del RD 238/2026).
- El destinatario puede prescindir de ese PDF solo si lo acepta de forma voluntaria y expresa: conviene dejarlo por escrito.
- La AEAT desarrollará una aplicación o formulario gratuito para expedir facturas electrónicas y comunicar su estado a través de la solución pública (disposición adicional primera del RD 238/2026).
- Facturar ya a la Administración por el punto general de entrada, conforme al artículo 4 de la Ley 25/2013, no equivale a estar preparado para el circuito entre empresas.
VeriFactu es otra cosa y no se ha aplazado todavía
Aquí está el error más frecuente de estas semanas. Muchos titulares han dado por hecho que todo queda aplazado a octubre de 2028. No es así, y mezclar los dos calendarios puede salir caro.
VeriFactu se refiere a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, desarrollados en el reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Las fechas exigibles hoy son las del Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto.
El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda publicó una nota en la que anunciaba su intención de retrasar hasta octubre de 2028 las obligaciones de VeriFactu que aún no se aplican, para hacerlas coincidir con la factura electrónica obligatoria. Una nota informativa no es una norma. Mientras no se modifique el reglamento del Real Decreto 1007/2023, las fechas vigentes siguen siendo las del Real Decreto-ley 15/2025. Quien planifique sobre el anuncio y no sobre la norma se expone.
La lectura prudente es sencilla: prepare VeriFactu con las fechas de 2027 y, si el aplazamiento llega a publicarse en el BOE, habrá ganado margen. Al revés no funciona.
| Factura electrónica B2B | VeriFactu | |
|---|---|---|
| Norma de referencia | Ley 18/2022 y RD 238/2026, con Orden HAC/1028/2026 | Reglamento del RD 1007/2023, con fechas del RDL 15/2025 |
| Fechas exigibles hoy | 6 de octubre de 2027 si el volumen de operaciones del año anterior excedió de 8 millones de euros; 6 de octubre de 2028 para el resto | 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades; 1 de julio de 2027 para el resto |
| Situación del aplazamiento a 2028 | No procede: el calendario acaba de quedar fijado por la orden | Solo anunciado en una nota del Ministerio de Hacienda de 5 de octubre de 2026; no se ha modificado el reglamento |
| Qué hacer | Determinar el bloque de calendario y preparar emisión, recepción y estados de factura | Planificar sobre las fechas de 2027 mientras no se publique la modificación en el BOE |
Qué pasa si no se cumple
El incumplimiento de las obligaciones de facturación tiene su régimen sancionador general en el artículo 201 de la Ley 58/2003, General Tributaria. Ese precepto tipifica como infracción el incumplimiento de las obligaciones de expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas o documentos sustitutivos.
La infracción es grave cuando se incumplen los requisitos exigidos por la normativa reguladora de la obligación de facturación, con multa proporcional del 1 por ciento del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción. Si el incumplimiento consiste en la falta de expedición o de conservación de facturas, la multa es del 2 por ciento, y cuando no sea posible conocer el importe de las operaciones, de 300 euros por cada operación sin factura emitida o conservada. La expedición con datos falsos o falseados es infracción muy grave, con multa del 75 por ciento. Y el propio artículo 201 prevé que las sanciones se gradúen incrementando la cuantía en un 100 por ciento si se produce el incumplimiento sustancial de esas obligaciones.
Son porcentajes sobre el conjunto de operaciones, no cuotas fijas. En una empresa con volumen medio, un fallo sistemático de formato o de conservación puede convertirse en una cifra relevante. Por eso la implantación no es solo un asunto del departamento informático.
No confunda esto con la factura electrónica en el sector público
Si su empresa factura a una Administración Pública, ya conoce la factura electrónica. El artículo 4 de la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica, obliga desde hace años a sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica sin nacionalidad española, establecimientos permanentes y sucursales de no residentes, uniones temporales de empresas y determinados fondos y agrupaciones, a expedir factura electrónica y presentarla por el punto general de entrada que corresponda. Ese mismo precepto permite a las Administraciones excluir reglamentariamente de la obligación las facturas de hasta 5.000 euros.
Haber resuelto el canal con la Administración no equivale a estar listo para el B2B. Son circuitos distintos, con destinatarios privados, estados de factura que hay que comunicar y una base de clientes mucho más heterogénea.
Qué conviene hacer antes de la fecha
El trabajo útil no empieza el mes anterior. Empieza por saber en qué bloque del calendario está la empresa y qué datos de sus clientes y proveedores están incompletos. La experiencia con otros cambios de facturación es constante: lo que falla no es el software, es el maestro de clientes, los acuerdos de formato con los grandes compradores y la conservación de lo emitido.
Calcule su volumen de operaciones
Tome el volumen de operaciones del año natural inmediato anterior conforme al artículo 121 de la Ley 37/1992 del IVA y compruebe si excede de 8 millones de euros. De ahí sale si su fecha es octubre de 2027 u octubre de 2028.
Depure el maestro de clientes y proveedores
NIF, denominación exacta, domicilio y canal de recepción. Los datos incompletos son la causa habitual de rechazo de facturas estructuradas.
Decida la herramienta
Solución pública gratuita de la AEAT prevista en la disposición adicional primera del RD 238/2026, plataforma privada o integración con su ERP. Valore volumen, exigencias de sus clientes grandes y coste de mantenimiento.
Prepare el doble soporte del primer año
Si supera los 8 millones, su sistema debe emitir factura electrónica y PDF legible durante los doce primeros meses, salvo renuncia voluntaria y expresa del destinatario, que conviene documentar.
Organice la comunicación de estados y la conservación
Defina quién comunica el estado de cada factura y dónde se conservan las emitidas y recibidas. La falta de conservación es un supuesto sancionado por el artículo 201 de la Ley General Tributaria.
Revise VeriFactu en paralelo
Compruebe si su programa de facturación cumple los requisitos del reglamento del RD 1007/2023 y planifique sobre 1 de enero o 1 de julio de 2027 según corresponda, sin contar con el aplazamiento anunciado.
Un punto adicional de orden práctico. El Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012 admite en su artículo 2 que los gastos y deducciones por operaciones realizadas por entidades de crédito se justifiquen mediante el documento, extracto o nota de cargo expedido por la entidad, en el que consten los datos propios de una factura salvo su número y serie. Es un recordatorio de que no todo documento de gasto es una factura en sentido estricto, y conviene depurar esa clasificación antes de migrar el circuito, para no intentar convertir en factura electrónica algo que no lo es.
El efecto colateral: la prueba del impago
Hay un aspecto del nuevo sistema que interesa especialmente a quien cobra tarde. La factura electrónica obligatoria va acompañada de la comunicación del estado de la factura, y la disposición adicional primera del Real Decreto 238/2026 menciona expresamente que la aplicación gratuita de la AEAT permitirá expedir facturas electrónicas y comunicar su estado a través de la solución pública.
Para un acreedor, la trazabilidad de la emisión, la recepción y la aceptación de una factura es exactamente el tipo de material que después sostiene una reclamación judicial. Un documento que consta emitido, remitido y aceptado deja mucho menos espacio a la discusión sobre si el cliente recibió o no el cargo. Eso se traduce en expedientes más limpios cuando hay que preparar una demanda o cuando se llega a la fase de ejecución.
En deudas pequeñas, documentadas y con un cliente que simplemente arrastra tensión de tesorería, antes de abrir procedimiento suele tener sentido ordenar el cobro por una vía más ligera, por ejemplo crear un calendario de pagos que deje constancia escrita del reconocimiento de la deuda. Cuando el importe es relevante, el deudor niega la recepción o hay varias facturas encadenadas, el camino es otro y conviene contar con un abogado para estructurar la reclamación desde el principio.
En qué puede confiar hoy
Resumido sin adornos. Está en vigor y es derecho aplicable: la Ley 18/2022, el Real Decreto 238/2026 desde el 20 de abril de 2026 y la Orden HAC/1028/2026 desde el 6 de octubre de 2026, lo que fija el 6 de octubre de 2027 y el 6 de octubre de 2028 como fechas de aplicación efectiva según el volumen de operaciones. Está en vigor también el calendario de VeriFactu del Real Decreto-ley 15/2025, con 1 de enero de 2027 y 1 de julio de 2027.
No es derecho aplicable, por mucho que se haya repetido: el aplazamiento de VeriFactu a octubre de 2028. Existe una nota del Ministerio de Hacienda de 5 de octubre de 2026 que anuncia esa intención, y nada más. Hasta que se publique la modificación reglamentaria en el BOE, planificar sobre esa nota es asumir un riesgo que no corresponde asumir a la empresa.
Si tiene dudas sobre en qué bloque del calendario cae su sociedad, sobre cómo documentar la renuncia del destinatario al PDF de acompañamiento o sobre cómo encajar todo esto con su sistema actual, conviene revisarlo con tiempo y por escrito.
