Verifactu in Spagna: Cos'è, come funziona e scadenze

Verifactu è il nuovo sistema promosso dall'Agencia Tributaria, l'Agenzia delle Entrate spagnola (AEAT, l'Agenzia delle Entrate spagnola) per controllare la fatturazione in tempo reale e contrastare la frode fiscale in Spagna. Lo sapeva che con Verifactu il Fisco spagnolo potrà verificare istantaneamente le fatture emesse da imprese e lavoratori autonomi (autónomos)?

Articolo scritto da

Alessandro Scherini

Specialista in pianificazione fiscale, fiscalità internazionale, aziendale e IVA. Laurea in Economia e Gestione delle Imprese, con specializzazione in Transfer Pricing. Master in Consulenza Fiscale e Gestione Tributaria. Lingue: spagnolo, italiano, inglese, francese.

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Aggiornamento del 20 ottobre 2026: il rinvio annunciato a ottobre 2028

Il 5 ottobre 2026 il Ministero delle Finanze spagnolo, il Ministerio de Hacienda, ha comunicato l'intenzione di rinviare a ottobre 2028 gli obblighi Verifactu non ancora applicabili, per farli coincidere con l'entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria tra imprese e professionisti.

Si tratta di una comunicazione del Governo in attesa di approvazione normativa. La stessa Agencia Tributaria la pubblica come previsione di proroga del termine di adeguamento. Finché la modifica non viene pubblicata nel BOE, la Gazzetta Ufficiale spagnola, restano in vigore le date del Real Decreto-ley 15/2025: 1° gennaio 2027 per i soggetti che presentano l'Impuesto sobre Sociedades, l'imposta sulle società, e 1° luglio 2027 per gli altri contribuenti.

Per l'impresa il calendario legale non è ancora cambiato. Il software già conforme resterà conforme, e ciò che si guadagna, se il rinvio viene approvato, è margine per affrontare Verifactu e la fatturazione elettronica in un unico progetto invece che in due.

Verifactu: cos'è, a chi si applica e date chiave (2026), requisiti, sanzioni e come adeguarsi

In questo video spieghiamo in modo pratico cos'è Verifactu, a chi si applica (lavoratori autonomi, PMI e imprese che fatturano tramite software), quali requisiti prevede il regolamento (tracciabilità, immutabilità, conservazione dei dati, QR/identificazione) e le nuove date di entrata in vigore: 1° gennaio 2027 per le imprese e 9 luglio 2027 per i lavoratori autonomi.

Cos'è Verifactu e perché è rilevante nel 2025?

Questo sistema rientra tra le misure previste dalla Ley Antifraude 11/2021 e ci troviamo ancora in piena fase di adeguamento. I produttori di software sono obbligati da luglio 2025, mentre le imprese e i lavoratori autonomi devono farsi trovare pronti per la data che fisserà la norma in vigore. In altre parole, Verifactu rappresenterà una trasformazione nella gestione fiscale di imprese e lavoratori autonomi, introducendo trasparenza e sicurezza nei processi di fatturazione. Vediamo in che modo riguarda la sua situazione: tutti i professionisti che emettono fatture in Spagna (salvo alcune eccezioni) dovranno assicurarsi di utilizzare programmi di fatturazione conformi a Verifactu, per evitare sanzioni e semplificare gli adempimenti tributari.

Termini ufficiali di adozione: quando entra in vigore Verifactu?

Il calendario di Verifactu è cambiato più volte. Queste sono le date che figurano oggi nel BOE e che restano vincolanti, al di là del rinvio a ottobre 2028 che il Governo ha annunciato e che non è ancora stato approvato.

Produttori di software (SIF)
- Termine limite: 29 luglio 2025
- Questo termine è stato prorogato rispetto al 1° luglio iniziale mediante l'Ordine Ministeriale dell'ottobre 2024.
- Gli sviluppatori e i fornitori di programmi di fatturazione dispongono di 9 mesi dalla pubblicazione delle specifiche tecniche per adeguare i propri prodotti.
- A partire da tale data, potranno essere commercializzati solo programmi compatibili con Verifactu.

Società (persone giuridiche)
- Termine limite: 1° gennaio 2027
- Le società e gli altri soggetti che presentano l'Impuesto sobre Sociedades devono aver adottato un sistema di fatturazione conforme a Verifactu entro il 1° gennaio 2027.

Lavoratori autonomi ed enti privi di personalità giuridica
- Termine limite: 1° luglio 2027
- Questi contribuenti dispongono di un margine aggiuntivo di sei mesi rispetto alle imprese.
- La scansione temporale riconosce la maggiore complessità che può comportare la transizione per i lavoratori autonomi.

Il rinvio annunciato a ottobre 2028

Il 5 ottobre 2026 il Ministerio de Hacienda ha pubblicato una nota informativa in cui annuncia l'intenzione di allineare il calendario di Verifactu con quello della fatturazione elettronica obbligatoria. La ragione addotta è evitare che le PMI e i lavoratori autonomi affrontino due adeguamenti consecutivi dei loro sistemi di fatturazione.

Quel secondo calendario è già avviato. L'Orden HAC/1028/2026, del 2 ottobre, che disciplina la soluzione pubblica di fatturazione elettronica, è entrata in vigore il 6 ottobre 2026 e ha fatto decorrere i termini del Real Decreto 238/2026:

Imprese e professionisti con un volume d'affari superiore a 8 milioni di euro: dodici mesi, quindi ottobre 2027.
Tutti gli altri, lavoratori autonomi compresi: ventiquattro mesi, quindi ottobre 2028.

È questa seconda data che il Ministero intende adottare anche per Verifactu. Finché un real decreto non la recepisce e non viene pubblicato nel BOE, le date vincolanti restano il 1° gennaio e il 1° luglio 2027.

A chi si applica Verifactu?

✔️ A tutte le imprese e i lavoratori autonomi che operano nel territorio comune (tutta la Spagna, ad eccezione dei Paesi Baschi e della Navarra), indipendentemente dalle dimensioni o dal volume di fatturato.
❌ Non si applica a chi è già aderente al SII, il sistema spagnolo di trasmissione telematica dei registri IVA (Suministro Inmediato de Información (il sistema spagnolo di trasmissione telematica dei registri IVA, SII) dell'IVA), poiché tali contribuenti già comunicano le proprie fatture in tempo reale.
❌ Non riguarda neppure le operazioni non soggette all'obbligo di fatturazione, né i regimi speciali con esonero previsto dalla legge.

Importante: che cosa è vincolante oggi

Anche se il Ministero ha annunciato il rinvio a ottobre 2028, l'obbligo vincolante oggi decorre ancora dal 2027. L'invio automatico dei registri all'AEAT sarà facoltativo, ma l'adozione di un sistema di fatturazione conforme sarà obbligatoria per tutti i soggetti tenuti.
L'infrastruttura tecnica dell'Agencia Tributaria è operativa dal 2025, quindi il sistema si può provare con calma, senza aspettare la scadenza, sia essa quella del 2027 o quella del 2028.

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Come funziona Verifactu? Passo dopo passo, dal registro al QR

Verifactu introduce cambiamenti nel processo di emissione delle fatture, aggiungendo nuovi elementi come registri elettronici, comunicazione automatica al Fisco spagnolo e codici QR. Di seguito illustriamo in modo semplice i passaggi chiave del suo funzionamento:

In sintesi, Verifactu funziona come un sigillo fiscale digitale: ogni fattura genera un registro inviolabile; se si sceglie di inviarlo al Fisco spagnolo in tempo reale (modalità Verifactu), le fatture risulteranno contrassegnate come "verificate" e immediatamente disponibili per i controlli incrociati. Se invece non si opta per l'invio immediato, sarà comunque necessario conservarli firmati e si potrà essere chiamati a esibirli. In ogni caso, a partire dall'entrata in vigore, tutte le fatture dovranno recare il proprio QR che consenta tale controllo incrociato. La buona notizia è che il processo sarà automatizzato dal software, facendo sì che, in larga misura, "non ci si accorga" di tutto ciò che avviene dietro le quinte durante la fatturazione.

La normativa a supporto di Verifactu (Ley Antifraude e Reglamento SIF)

Verifactu è supportato da una serie di norme giuridiche volte a prevenire la frode fiscale

Ley 11/2021, de 9 de julio, de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal: Nota come Ley Antifraude, questa legge ha modificato la Ley General Tributaria per stabilire l'obbligo che i sistemi di fatturazione garantiscano l'integrità dei registri e ha vietato i cosiddetti software a doppio uso. Ha inoltre introdotto un nuovo regime sanzionatorio per chi produce, vende o utilizza software che consenta di tenere contabilità parallele. Lo sapeva che in base a questa legge le sanzioni per l'utilizzo di software di fatturazione che nasconde vendite possono arrivare fino a 60.000€ per esercizio? (Nei casi più gravi, le sanzioni complessivamente irrogabili per mancato adeguamento alla fatturazione elettronica possono raggiungere anche 600.000€).
Regolamento "Verifactu" (Real Decreto 1007/2023, del 5 dicembre): È la norma regolamentare che sviluppa quanto disposto dalla legge. Pubblicato nel BOE, la Gazzetta Ufficiale spagnola il 7 dicembre 2023, questo Real Decreto approva il Regolamento sui requisiti per i Sistemi Informatici di Fatturazione (RRSIF), comunemente noto come Regolamento Verifactu. In sostanza, questo regolamento stabilisce come devono funzionare tecnicamente i programmi di fatturazione per garantire integrità, conservazione, accessibilità, leggibilità, tracciabilità e inalterabilità dei registri delle fatture. Introduce inoltre la possibilità di un adempimento semplificato: i sistemi "Verifactu" potranno trasmettere i registri di fatturazione automaticamente all'AEAT nel momento in cui vengono generati. Il regolamento richiede altresì elementi di sicurezza quali la firma elettronica dei registri (in determinati casi) e un codice Hash concatenato tra le fatture per impedire manipolazioni. Un dettaglio rilevante: il regolamento modifica in misura limitata la normativa in materia di fatturazione, imponendo che tutte le fatture emesse rechino un codice QR e, qualora siano state verificate dall'AEAT, la dicitura "Fattura verificabile" o "VERI*FACTU".
Ordine Ministeriale HAC/1177/2024, del 17 ottobre: Pubblicato il 28 ottobre 2024, definisce le specifiche tecniche e funzionali del sistema Verifactu. Tale ordine dettaglia il formato standard dei Registri di Fatturazione (campi dati obbligatori, generazione del codice QR, schema XML, ecc.) che i programmi dovranno produrre. Con la pubblicazione di questo Ordine Ministeriale sono stati attivati i termini di adeguamento (come vedremo più avanti), concedendo 9 mesi ai fornitori di software per aggiornare i propri programmi.
Real Decreto 254/2025, del 1° aprile: Questo Real Decreto ha ridefinito il calendario iniziale di implementazione di Verifactu, prorogando i termini per alcune categorie di soggetti. In particolare, come vedremo, ha esteso la scadenza per i lavoratori autonomi e le piccole entità, riconoscendo la necessità di un margine aggiuntivo di adeguamento.

Oltre a queste norme, rimane in vigore il Reglamento de facturación (RD 1619/2012), che disciplina gli obblighi tradizionali di fatturazione. È importante sottolineare che Verifactu non modifica gli obblighi sostanziali di fatturazione (quali documenti emettere, contenuto delle fatture, ecc.), ma si concentra sul come devono operare i sistemi informatici che generano tali fatture. Ad esempio, se un'operazione non richiede fattura ai sensi della legge, continua a non richiederla nemmeno sotto Verifactu; e se un'impresa disponeva di un'autorizzazione speciale del Fisco spagnolo per uno specifico regime di fatturazione, questa rimane valida. In sintesi, Verifactu aggiunge nuovi requisiti tecnici ma non cambia cosa dobbiamo fatturare.

Differenze tra Verifactu e altri sistemi di fatturazione elettronica

È comprensibile che sorgano dubbi su come Verifactu si inserisca nel quadro delle altre iniziative di fatturazione elettronica in Spagna. In cosa si differenzia dalla fatturazione elettronica obbligatoria B2B prevista dalla Ley "Crea y Crece", o dal SII dell'IVA, o dai sistemi regionali come TicketBAI nei Paesi Baschi? Facciamo chiarezza:

Verifactu vs. fatturazione elettronica B2B (Ley Crea y Crece)

La Legge Crea y Crece 18/2022 ha stabilito la futura obbligatorietà della la fatturazione elettronica tra imprese e lavoratori autonomi nelle transazioni B2B, con un calendario previsto fino al 2025-2027. Tale obbligo persegue obiettivi quali la digitalizzazione delle operazioni commerciali e il controllo della morosità (termini di pagamento), più che una rendicontazione fiscale in tempo reale. Verifactu, dal canto suo, è un progetto distinto incentrato sul controllo fiscale: mira a garantire che tutte le fatture (cartacee o elettroniche) siano registrate in modo sicuro e, facoltativamente, comunicate in tempo reale al Fisco spagnolo. Alcune differenze fondamentali:

Ambito e portata: La fatturazione elettronica B2B sarà obbligatoria per tutti i rapporti tra imprese e lavoratori autonomi in Spagna (inclusi i territori forali) una volta entrati in vigore i relativi termini di legge. Verifactu si applica ai soggetti nel territorio comune e non impone che la fattura sia elettronica, bensì che il software con cui viene emessa rispetti determinati requisiti. In pratica, con Verifactu è possibile continuare a emettere fatture cartacee o in formato PDF, purché si generino il relativo registro e il codice QR corrispondenti. Si tratta quindi di normative complementari: l'una disciplina il formato della fattura (elettronico o cartaceo) e l'altra disciplina l'integrità e la rendicontazione fiscale di tali fatture.
Obiettivo finale: Il sistema Verifactu è concepito principalmente per controllare e prevenire le frodi (evitare che le vendite vengano occultate o che le fatture vengano alterate dopo l'emissione, ecc.), mentre la fatturazione elettronica obbligatoria mira a modernizzare gli scambi commerciali e ridurre i costi amministrativi. Ad esempio, la fatturazione elettronica B2B richiederà l'utilizzo di formati strutturati (come Facturae o formati XML/EDI) e piattaforme di scambio, agevolando l'automazione contabile. Verifactu, invece, non impone un formato specifico per la fattura consegnata al cliente (che può essere in PDF, cartacea, Facturae, ecc.), bensì un formato standard del registro conservato a fini di controllo da parte del Fisco spagnolo.
Interazione con il cliente: Nella fatturazione elettronica B2B, sia i mittenti che i destinatari dovranno gestirsi tramite strumenti digitali, con la necessità di accettazione della fattura da parte del destinatario, ecc. Con Verifactu, dal punto di vista del cliente non cambia nulla, salvo la comparsa del codice QR e, possibilmente, la dicitura "Verificabile". Il cliente non deve "accettare" la fattura su alcun portale di fatturazione; può semplicemente scansionare il codice se desidera verificarla.

In sintesi, Verifactu non sostituisce la fatturazione elettronica né viceversa: sono due pezzi del puzzle della digitalizzazione. Di fatto, è probabile che la sua azienda debba adempiere a entrambi gli obblighi: emettere fatture elettroniche ai clienti business (quando la legge lo impone) e dotarsi di un sistema di fatturazione certificato conforme a Verifactu. I produttori di software stanno già lavorando per integrare le funzionalità della fatturazione elettronica B2B insieme a quelle di Verifactu nei propri ERP e programmi di fatturazione.

Verifactu vs. SII e TicketBAI (altri sistemi di controllo fiscale)

Prima di Verifactu, in Spagna esistevano già sistemi di controllo della fatturazione orientati a determinati categorie di soggetti o ambiti geografici

SII (Suministro Inmediato de Información dell'IVA): In vigore dal 2017, obbliga le grandi imprese (e altri soggetti come i gruppi IVA e i soggetti iscritti al regime di rimborso mensile) a trasmettere all'AEAT i dati completi delle fatture emesse e ricevute entro un termine molto breve (4 giorni). Il SII è, in sostanza, una comunicazione continua dei registri IVA. Le imprese soggette al SII non sono obbligate a Verifactu, in quanto trasmettono già tutte le proprie fatture al Fisco spagnolo. La differenza sta nel fatto che il SII invia tutti i dati della fattura (basi imponibili, quote, controparti, ecc.), mentre Verifactu trasmette un registro più sintetico, con finalità di controllo dell'integrità. Inoltre, il SII è obbligatorio solo per determinati contribuenti IVA, mentre Verifactu riguarderà la maggior parte delle imprese non soggette al SII. Se la sua azienda è già nel regime SII, continuerà ad applicare tale sistema; in caso contrario, rientrerà nell'ambito di Verifactu. Va precisato che, nonostante l'esclusione, Verifactu e SII sono compatibili: un'impresa potrebbe volontariamente adottare Verifactu anche se già soggetta a SII, ma duplicare le comunicazioni avrebbe scarso senso pratico.
TicketBAI e Batuz (Haciendas Forales): Nel País Vasco e in Navarra sono stati implementati sistemi propri di controllo della fatturazione con obiettivi antifrode analoghi. TicketBAI (e il progetto Batuz associato a Bizkaia) impone che i software di fatturazione generino un codice identificativo e trasmettano ciascuna fattura al Fisco spagnolo forale competente, con un QR stampato del tutto simile a quello di Verifactu. Di fatto, TicketBAI è entrato in vigore in modo scaglionato tra il 2022 e il 2024 nelle province basche, anticipando Verifactu. Se la sua attività è domiciliata fiscalmente esclusivamente nel País Vasco o in Navarra, Verifactu non si applica (occorre rispettare la normativa forale specifica). Al contrario, se opera in territorio comune ma anche in una provincia forale, potrebbe essere necessario adempiere a entrambi gli obblighi a seconda dei casi. La buona notizia è che i principi sono analoghi: un software certificato che genera i registri, li trasmette al Fisco spagnolo e produce un QR. Le Haciendas forales considerano già TicketBAI obbligatorio, per cui in Euskadi e Navarra si vive già in pratica un'esperienza simile a ciò che Verifactu comporterà a livello nazionale. Quanto allo scambio di dati, attualmente non esiste una piena connessione tra TicketBAI e l'AEAT, ma è prevedibile una certa coordinazione in futuro. In ogni caso, le aziende di software adatteranno i propri programmi per conformarsi a tutte le normative (forali e statale).

Riepilogo delle differenze: Verifactu si concentra sul territorio comune e sui contribuenti al di fuori del SII, creando uno standard unificato di "fattura verificabile". TicketBAI ne è stato il precursore a livello autonomico (chi già utilizza TicketBAI troverà il passaggio a Verifactu nazionale tecnicamente poco impegnativo). Il SII continua invece a esistere per le grandi imprese, che rimangono escluse dall'ambito di applicazione di Verifactu. Un aspetto importante è che Verifactu non sostituisce né il SII né TicketBAI, ma colma lo spazio rimasto scoperto: la grande massa di PMI e lavoratori autonomi in regime comune che in precedenza non avevano alcun obbligo di trasmissione immediata delle proprie fatture.

Vantaggi e benefici di Verifactu per le imprese e i lavoratori autonomi

Adottare Verifactu non significa soltanto rispettare un obbligo di legge: può portare benefici concreti alla sua attività. Di seguito illustriamo i principali vantaggi di questo sistema per le diverse tipologie di operatori economici:

Trasparenza fiscale e minori sanzioni: Verifactu rafforza la credibilità della sua impresa nei confronti del Fisco spagnolo. Trasmettendo le fatture in tempo reale o utilizzando un software certificato, si riduce il rischio di ispezioni e si evitano sanzioni per manipolazione o utilizzo di software non autorizzato.
Dichiarazioni più semplici e rapide: Con i dati già registrati presso la AEAT, sarà possibile velocizzare le dichiarazioni di IVA e dei redditi. Meno adempimenti cartacei, meno errori e maggiore serenità a fine trimestre.
Migliore gestione e controllo interno: Digitalizzando la fatturazione, si ottiene un maggiore controllo su ricavi, incassi e registrazioni contabili. Una soluzione ideale per le PMI e i lavoratori autonomi che desiderano modernizzare la propria contabilità e ridurre gli errori.
Maggiore fiducia con clienti e fornitori: Il timbro "Fattura verificabile" conferisce credibilità. Può fare la differenza in gare d'appalto, accordi commerciali o richieste di finanziamento, dimostrando che la sua impresa è in piena conformità con la normativa.
Strumenti gratuiti del Fisco spagnolo: La AEAT mette a disposizione un software gratuito con Verifactu per i lavoratori autonomi con volumi di fatturazione ridotti. Una soluzione senza costi che include il codice QR e la registrazione automatica.
Concorrenza più equa e mercato più moderno: Verifactu ostacola l'economia sommersa e favorisce una concorrenza leale. Promuove inoltre la trasformazione digitale e avvicina la sua impresa al modello di azienda 100% digitale.

In definitiva, sebbene l'implementazione di Verifactu richieda un certo impegno, i vantaggi in termini di trasparenza, efficienza e fiducia superano di gran lunga gli inconvenienti. Molti consulenza fiscale concordano sul fatto che, superata la fase iniziale di adeguamento, la verifica delle fatture in tempo reale semplificherà i processi ed eviterà problemi ben più seri nel lungo periodo. Vale la pena considerarlo non solo come un obbligo, ma come un'opportunità di miglioramento per la propria attività.

Raccomandazioni pratiche per adattarsi a Verifactu

È arrivato il momento di agire! Ecco cosa fare per prepararsi e rispettare Verifactu senza intoppi:

Lo sapeva che la fattura che emetterà nel 2027 potrebbe recare un codice QR che il suo cliente potrà verificare immediatamente con il Fisco spagnolo? Questo è il mondo che ci aspetta dietro l'angolo. Prepararsi a Verifactu non è facoltativo, è inevitabile. La buona notizia è che ha il tempo e la guida necessari per farlo senza complicazioni. Segua queste raccomandazioni pratiche e, quando Verifactu diventerà un obbligo, la sua attività sarà perfettamente in funzione – più trasparente, più efficiente e in piena regola con il Fisco. Al lavoro!

1. Si informi e pianifichi in base alla propria situazione

Il primo passo è capire quando l'obbligo si applica alla propria situazione. Verifichi le scadenze: è una società? La sua data limite è il 1° gennaio 2027. È un lavoratore autonomo (autónomo)? Ha tempo fino al 1° luglio 2027. Il Ministero ha annunciato che entrambe le date passeranno a ottobre 2028, ma la modifica non è ancora stata approvata, quindi pianifichi sulle date del 2027 e consideri il rinvio come margine, non come nuovo punto di partenza. Vediamo come la situazione varia in base alle dimensioni: se è una PMI o un lavoratore autonomo ordinario (non in SII), quasi certamente rientrerà nell'ambito di Verifactu. Se opera nei Paesi Baschi o in Navarra, dovrà seguire la normativa forale (TicketBAI) anziché Verifactu. Conoscere la propria situazione le permetterà di pianificare l'adeguamento con sufficiente anticipo.

2. Aggiorni o acquisti un software di fatturazione compatibile

Questo passaggio è fondamentale. Tutti i programmi di fatturazione utilizzati devono essere omologati o adattati a Verifactu. Contatti il suo attuale fornitore di software e verifichi i piani di aggiornamento. La maggior parte dei produttori rilascerà nuove versioni con le funzionalità di Verifactu già integrate (generazione dei registri, invio a AEAT, QR automatico, ecc.), se non lo ha già fatto. Esiga garanzie: molti forniranno, ad esempio, una "dichiarazione di conformità" o un certificato che attesti il rispetto dei requisiti tecnici (integrità, tracciabilità, esportazione…). Se il suo programma è molto datato o fuori produzione, potrebbe essere il momento di migrare a una soluzione più moderna. Gli strumenti più diffusi (ERP, programmi di fatturazione cloud, software gestionale) stanno integrando Verifactu, poiché entro il 29 luglio 2025 tutti devono offrire soluzioni adeguate. Non lasci questa operazione all'ultimo momento: testi quanto prima la nuova versione, verifichi di poter emettere fatture con QR senza problemi e familiarizzi con il suo utilizzo.

3. Scegli la modalità

Verifactu vs No Verifactu: Una volta che il software è pronto, potrà scegliere se attivare l'invio automatico dei registri al Fisco spagnolo (modalità Verifactu) oppure limitarsi per ora al solo obbligo di conservazione in locale (modalità No Verifactu). Si ricordi: la normativa non impone l'invio in tempo reale per ora; resta facoltativo per il contribuente. Valuti la propria situazione:

- Scegliere Verifactu (invio dei registri) offre il vantaggio di automatizzare la trasmissione e ottenere il sigillo di fattura verificata. Può essere consigliabile se la propria fatturazione è già organizzata e si vuole ridurre il rischio fiscale. È necessario configurare la connessione con l'AEAT (il software richiederà certificati o credenziali per autenticarsi con il Fisco spagnolo). Si raccomanda di eseguire invii di prova prima di passare all'utilizzo in produzione.
- Scegliere Non Verifactu (nessun invio) significa utilizzare il software nel rispetto di tutti i requisiti previsti (generazione dei registri con hash, QR in fattura, ecc.), ma senza trasmettere i dati in modo automatico. In questo caso, occorre essere pronti nel caso in cui il Fisco spagnolo richieda i registri (sarà possibile esportare il file con tutti i registri e inviarlo in quel momento). Questa modalità può risultare interessante per chi preferisce un periodo di adattamento graduale o emette un numero molto ridotto di fatture e non desidera ancora una comunicazione continuativa. Si tenga presente che il software dovrà comunque includere la possibilità di effettuare l'invio, anche se non viene attivata. Da ricordare: il Fisco spagnolo sarà in grado di distinguere le imprese che trasmettono tutto (verificabili) da quelle che non lo fanno; nel lungo periodo, è possibile che la modalità Verifactu finisca per imporsi o essere incentivata per tutti.

4. Forma e sensibilizza il team (o te stesso)

La transizione sarà più agevole se tutti in azienda comprendono il perché e il come. È opportuno spiegare al team di fatturazione o amministrazione in cosa consiste Verifactu. Ad esempio, è importante che sappiano che non sarà più possibile eliminare le fatture senza ulteriori adempimenti, o che per correggere qualcosa sarà necessario emettere un documento di rettifica formale (il sistema registrerà tutto). Dovranno inoltre verificare che su ogni fattura stampata compaia il QR e la relativa dicitura. Può essere utile predisporre un breve manuale interno su come emettere fatture verificabili, come comportarsi in caso di errore di invio (ad es., per mancanza di connessione) e come consultare gli elenchi dei registri sul sito dell'AEAT. Chi si avvale di consulenza fiscale esterna dovrebbe coordinarsi con i propri consulenti; molti stanno già preparando i propri clienti con sessioni informative. Non esitate a chiarire ogni dubbio! È meglio farlo nel 2026 che rimpiangere le lacune nel 2027.

5. Sfrutta gli strumenti di supporto della AEAT

il Fisco spagnolo ha messo a disposizione risorse per facilitare l'adattamento. Sul proprio sito è presente un Informatore Virtuale di Verifactu (un assistente per le domande frequenti), oltre a documentazione tecnica per sviluppatori e imprese interessate nella sezione Informazioni tecniche. Si consiglia di consultare periodicamente la pagina ufficiale dei Sistemi Informatici di Fatturazione (SIF) e Verifactu nella sede elettronica dell'AEAT, dove vengono pubblicati aggiornamenti normativi e novità. Qui si trovano anche un glossario dei termini, FAQ ed esempi utili a comprendere casi specifici. Viene spiegato, ad esempio, come funzionerà la procedura che consente a un terzo (come il proprio consulente) di trasmettere i registri per conto dell'impresa mediante rappresentanza autorizzata. Questi dettagli possono essere rilevanti per chi delega la gestione.

6. Effettua test pilota prima della scadenza

Se possibile, attiva Verifactu in modalità test con alcune fatture prima che diventi obbligatorio. Molte aziende di software offrono ambienti sandbox o dimostrazioni. Questo permetterà di verificare se, ad esempio, l'invio al Fisco spagnolo funziona correttamente con il certificato digitale, come appaiono le fatture con il QR, quanto spazio occupa il codice nel layout, ecc. Più si avrà familiarità con il sistema entro il 2027, più sarà serena la transizione. Si tenga presente che durante il 2026 il Fisco spagnolo non imporrà Verifactu in modo coercitivo, quindi è il momento ideale per fare prove senza pressioni.

7. Informa clienti e fornitori (ove opportuno)

Anche se non è un requisito formale, può essere utile informare i principali clienti che il sistema di fatturazione verrà aggiornato. In particolare se si adotta la modalità Verifactu, lo si può persino utilizzare come argomento di affidabilità: "A partire dal 2027 le nostre fatture includeranno un codice verificabile della AEAT, a garanzia della loro autenticità". Dall'altro lato, è opportuno prestare attenzione ai fornitori: molti si troveranno anch'essi in fase di adeguamento. Se qualche fornitore di piccole dimensioni decidesse di utilizzare l'applicazione gratuita del Fisco spagnolo per emettere fatture, è importante assicurarsi di ricevere correttamente tali documenti (che riporteranno un QR e forse un formato diverso). Il coordinamento lungo la filiera aiuterà a fare in modo che nessuno rimanga indietro.

8. Conserva correttamente le fatture e i registri

Verifactu non elimina l'obbligo di conservare le fatture per i termini di legge (di norma 4 anni ai fini fiscali). È necessario assicurarsi che il nuovo sistema mantenga copie di sicurezza dei registri e delle fatture. Se si utilizzano soluzioni in cloud, è opportuno verificare i contratti di livello di servizio e le modalità di estrazione dei propri dati in caso di cambio di fornitore. Si ricordi inoltre che, anche inviando tutto al Fisco spagnolo, ciò non esime dall'obbligo di conservare libri contabili e archivi. La AEAT facilita l'accesso ai propri registri tramite il suo portale, ma è responsabilità del contribuente garantire la conservazione della documentazione. In sintesi, Verifactu va integrato nella propria politica di archiviazione digitale.

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