VeriFactu en España: qué es, cómo funciona y plazos de implantación (Guía 2025)

VeriFactu es el nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) para controlar la facturación en tiempo real y combatir el fraude fiscal en España. ¿Sabías que con VeriFactu Hacienda podrá verificar al instante las facturas que emiten empresas y autónomos?

Alessandro Scherini, fiscal contable (Conesa Legal)

Redactado por Alessandro Scherini

Asesor fiscal y contable

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¿Qué es VeriFactu y por qué es relevante en 2025?

Este sistema forma parte de las medidas de la Ley Antifraude 11/2021 y su importancia en 2025 radica en que estamos en pleno período de adaptación: las empresas de software y los negocios deben prepararse ya para cumplir con sus requisitos antes de su obligatoriedad total en 2026. En otras palabras, VeriFactu supondrá una transformación en la gestión fiscal de empresas y autónomos, agregando transparencia y seguridad en los procesos de facturación. Veamos cómo te afecta: todos los profesionales que emiten facturas en España (salvo ciertas excepciones) tendrán que asegurarse de usar programas de facturación que cumplan con VeriFactu para evitar sanciones y facilitar sus obligaciones tributarias.

Plazos de implantación oficiales: ¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?

Después de varios retrasos y ajustes, ya tenemos las fechas oficiales de implantación de VeriFactu.

Fabricantes de software (SIF)
- Plazo límite: 29 de julio de 2025
- Este plazo se amplió desde el 1 de julio inicial mediante la Orden Ministerial de octubre de 2024.
- Los desarrolladores y proveedores de programas de facturación disponen de 9 meses desde la publicación de las especificaciones técnicas para adaptar sus productos.
- A partir de esa fecha, solo se podrán comercializar programas compatibles con VeriFactu.

Empresas (personas jurídicas)
- Plazo límite: 1 de enero de 2026
- Las sociedades y personas jurídicas deben tener implantado un sistema de facturación conforme a VeriFactu antes del inicio de 2026.

Autónomos y entidades sin personalidad jurídica
- Plazo límite: 1 de julio de 2026
- Estos contribuyentes disponen de un margen adicional de seis meses respecto a las empresas.
- El escalonamiento reconoce la mayor complejidad que puede suponer la transición para los autónomos.

¿A quién aplica VeriFactu?

✔️ A todas las empresas y autónomos que operen en territorio común (toda España, excepto el País Vasco y Navarra), sin importar su tamaño o volumen de facturación.
❌ No aplica a quienes ya están acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información del IVA), ya que estos contribuyentes ya informan de sus facturas en tiempo real.
❌ Tampoco afecta a operaciones no sujetas a obligación de facturar ni a regímenes especiales con dispensa legal.

Importante: 2025 es el año clave

Aunque la obligación general de uso empieza en 2026, todos los softwares y empresas deben estar preparados antes de esas fechas límite. El envío automático a Hacienda será opcional, pero el uso de un sistema adaptado será obligatorio para todos los obligados.
Además, la infraestructura técnica de la Agencia Tributaria ya está operativa desde 2025, por lo que la adaptación debe comenzar cuanto antes.

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¿Cómo funciona VeriFactu? Paso a paso, del registro al QR

VeriFactu introduce cambios en el proceso de emisión de facturas, añadiendo nuevos elementos como registros electrónicos, comunicación automática a Hacienda y códigos QR. A continuación, explicamos de forma sencilla los pasos clave de su funcionamiento:

Esquema simplificado del funcionamiento de VeriFactu: (1) El software de facturación genera por cada factura un registro informático firmado digitalmente con un código único (hash); (2) Simultáneamente, envía ese registro a la AEAT de forma telemática; (3) Se emite la factura (en papel o electrónica) incorporando un código QR y un código alfanumérico de verificación; (4) El receptor de la factura puede escanear el QR para comprobar en la sede electrónica de la AEAT si el registro de esa factura consta en Hacienda; (5) La AEAT, a través del portal o su app, confirmará al comprador la recepción del registro de factura.

Emisión de la factura en el software (generación del registro)

Al crear una nueva factura o ticket de venta en tu programa de facturación, el sistema generará automáticamente un fichero de datos llamado Registro de Facturación de Alta. Este registro incluye los campos principales de la factura (NIF, fecha, importe, IVA, etc.) más ciertos datos de seguridad (identificador único del software, marca de tiempo de emisión, hash encadenado con la factura anterior, etc.). Si posteriormente cancelas o rectificas una factura, el sistema generará un Registro de Anulación correspondiente. Cada operación de facturación queda así resumida en un registro estandarizado y protegido contra manipulaciones.

Envío automático del registro a Hacienda (modalidad VeriFactu)

Si tienes activada la función VeriFactu en tu software, cada registro de factura se transmitirá de forma automática, segura y casi instantánea a la Agencia Tributaria en el momento de su creación. El programa se conecta con los servidores de la AEAT y remite los datos técnicos de la factura (contenido esencial y metadatos como hora de emisión, usuario que la emitió, etc.). Hacienda valida la información recibida al momento: si el registro cumple todas las validaciones, emite una respuesta afirmativa y un Código Seguro de Verificación (CSV) como acuse de recibo. En caso de que algún dato falle las validaciones (por ejemplo, un NIF con formato incorrecto), Hacienda devolverá un error; el sistema de facturación deberá reintentar el envío periódicamente (al menos una vez por hora) hasta obtener la aceptación. Todo este proceso ocurre en segundo plano para el usuario: no necesitas enviar nada manualmente, simplemente emitir tus facturas normalmente con el programa conectado. ¡Así de simple! Como señala Hacienda, el objetivo es que el empresario apenas note la diferencia en su operativa diaria.

Emisión de la factura con QR y código “Verificable”

Al mismo tiempo que se genera el registro, el sistema produce la factura para el cliente en el formato habitual (puede ser en papel o en PDF/electrónico). La diferencia es que ahora esa factura debe incluir un código QR y cierta información extra. Si tu programa está en modalidad VeriFactu (es decir, has enviado el registro a la AEAT), la factura llevará impresa la frase “Factura verificable en la Sede Electrónica de la AEAT” o el sello “VERIFACTU”*. Esto indica al receptor que todos los datos de esa factura se han comunicado automáticamente a Hacienda y han sido validados. El código QR incorporado contiene una URL única de la Agencia Tributaria y algunos datos clave de la factura. ¿Para qué sirve? Si el cliente escanea ese QR con la app de la AEAT o un lector apropiado, podrá comprobar en segundos que la factura está declarada en Hacienda y ver un extracto de sus datos fiscales. En caso de facturas electrónicas puras (XML/Facturae), el reglamento prevé que se incluya al menos la URL del QR en un campo de la factura, no siendo obligatorio insertar la imagen del código. Por tanto, cada factura que emitas bajo VeriFactu sale con un “certificado de autenticidad fiscal” visible, aportando tranquilidad tanto al cliente como a ti.

Almacenamiento seguro de registros y copias

El sistema de facturación conservará todos los registros de facturación generados, encadenados cronológicamente mediante los códigos hash para garantizar que no se puedan alterar sin dejar rastro. Si estás en modalidad VeriFactu, los registros quedan guardados tanto en tu sistema como en la base de datos de la AEAT (en la nube de Hacienda). Si optaste por no enviar automáticamente (modalidad No VeriFactu), los registros igualmente se almacenan localmente y tu software deberá ser capaz de exportarlos en el formato oficial cuando sea necesario. Además, los programas no VeriFactu deben contar con medidas adicionales de seguridad: firma electrónica de cada registro y un registro de eventos del sistema (log) para auditar cualquier incidencia. Todo esto asegura que, tanto si envías como si no, no puedas eliminar ni alterar facturas en tu sistema sin dejar huella.

Consulta y uso de los datos por parte de empresa y clientes

Una de las ventajas de VeriFactu es que la información transmitida puede facilitar otras obligaciones fiscales. Por ejemplo, Hacienda pondrá a disposición de cada emisor un listado online de todas sus facturas enviadas vía VeriFactu, accesible en la Sede Electrónica. Así, podrás revisar fácilmente tus registros de facturación y hasta utilizarlos para agilizar tus declaraciones de IVA o libros registro, ya que muchos datos estarán pre-cargados o verificables. Igualmente, si recibes facturas de proveedores que usan VeriFactu, podrás consultar los registros de esas facturas recibidas en un listado propio. Esto aporta confianza (sabrás que tu proveedor declaró la factura) y simplifica la deducción de esos gastos. En el caso de sistemas no conectados, el cliente que recibe la factura tendrá la opción de escanear el QR y comunicar por sí mismo la información a Hacienda. De esta manera, incluso si el emisor no la envió, el receptor puede validar la factura ante la AEAT (por ejemplo, para asegurar su deducción del IVA). En cualquier caso, el QR actúa como puente: ya sea para cotejar una factura verificada o para reportar una que no lo está, garantiza una trazabilidad total en la relación entre emisor, receptor y Hacienda.

En resumen, VeriFactu funciona como un sello fiscal digital: cada factura genera un registro inviolable; si decides enviarlo a Hacienda en tiempo real (modo VeriFactu), tus facturas quedarán marcadas como “verificadas” y disponibles al instante para comprobaciones. Si optas por no enviarlos inmediatamente, igualmente deberás conservarlos firmados y podrás ser requerido a presentarlos. De un modo u otro, a partir de la entrada en vigor, todas las facturas deberán llevar su QR que permita ese control cruzado. La buena noticia es que el proceso estará automatizado por el software, haciendo que, en gran medida, “no te enteres” de todo lo que ocurre tras bambalinas mientras facturas.

La normativa que respalda VeriFactu (Ley Antifraude y Reglamento SIF)

VeriFactu está respaldado por una serie de normas legales destinadas a prevenir el fraude fiscal

Ley 11/2021, de 9 de julio, de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal: Conocida como Ley Antifraude, esta ley modificó la Ley General Tributaria para establecer la obligación de que los sistemas de facturación garanticen la integridad de los registros y prohibió los llamados software de doble uso. También creó un nuevo régimen sancionador para quienes fabriquen, vendan o utilicen software que permita llevar contabilidades paralelas. ¿Sabías que por esta ley las multas por usar software de facturación que oculte ventas pueden llegar hasta 60.000€ por ejercicio? (En casos graves, las sanciones globales por no adaptarse a la facturación electrónica pueden ascender incluso a 600.000€).
Reglamento “VeriFactu” (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre): Es la norma reglamentaria que desarrolla lo dispuesto en la ley. Publicado en el BOE el 7 de diciembre de 2023, este Real Decreto aprueba el Reglamento de requisitos para los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), comúnmente llamado Reglamento VeriFactu. En esencia, este reglamento establece cómo deben funcionar técnicamente los programas de facturación para asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturas. También introduce la posibilidad de un cumplimiento simplificado: los sistemas “VeriFactu” podrán enviar los registros de facturación automáticamente a la AEAT en el momento de su generación. Además, el reglamento exige elementos de seguridad como la firma electrónica de los registros (en ciertos casos) y un código Hash encadenado entre facturas para evitar manipulaciones. Un detalle importante: el reglamento modifica ligeramente la normativa de facturación para exigir que todas las facturas emitidas incorporen un código QR y, si han sido verificadas por la AEAT, la leyenda “Factura verificable” o “VERI*FACTU”.
Orden Ministerial HAC/1177/2024, de 17 de octubre: Publicada el 28 de octubre de 2024, desarrolla las especificaciones técnicas y funcionales del sistema VeriFactu. Esta orden detalla el formato estándar de los Registros de Facturación (campos de datos obligatorios, generación del código QR, esquema XML, etc.) que deberán producir los programas. Tras la publicación de esta Orden Ministerial se activaron los plazos de adaptación (como veremos más adelante), dando 9 meses a los proveedores de software para actualizar sus programas.
Real Decreto 254/2025, de 1 de abril: Este Real Decreto ajustó el calendario inicial de implantación de VeriFactu, extendiendo los plazos para ciertos colectivos. En concreto, como veremos, amplió la fecha límite para autónomos y pequeñas entidades, reconociendo la necesidad de un margen adicional de adaptación.

Además de estas normas, sigue vigente el Reglamento de facturación (RD 1619/2012), que regula las obligaciones tradicionales de facturación. Es importante señalar que VeriFactu no altera las obligaciones sustantivas de facturación (qué documentos emitir, contenido de las facturas, etc.), sino que se centra en cómo deben operar los sistemas informáticos que generan esas facturas. Por ejemplo, si una operación no requiere factura según la ley, sigue sin requerirla bajo VeriFactu; y si una empresa tenía una autorización especial de Hacienda para un régimen de facturación específico, ésta permanece válida. En resumen, VeriFactu añade nuevos requisitos técnicos pero no cambia qué debemos facturar.

Diferencias entre VeriFactu y otros sistemas de facturación electrónica

Es comprensible que surjan dudas sobre cómo encaja VeriFactu con otras iniciativas de facturación electrónica en España. ¿En qué se diferencia de la factura electrónica obligatoria B2B que viene con la Ley “Crea y Crece”, o del SII del IVA, o de sistemas regionales como TicketBAI en el País Vasco? Aclarémoslo:

VeriFactu vs. factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece)

La Ley Crea y Crece 18/2022 estableció la futura obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y autónomos en transacciones B2B, con un calendario previsto hasta 2025-2027. Ese mandato persigue objetivos como la digitalización de las operaciones comerciales y el control de la morosidad (plazos de pago), más que un reporte fiscal en tiempo real. VeriFactu, por su parte, es un proyecto distinto enfocado al control fiscal: busca que todas las facturas (sean en papel o electrónicas) queden registradas de forma segura y, opcionalmente, comunicadas al instante a Hacienda. Algunas diferencias clave:

Ámbito y alcance: La factura electrónica B2B será obligatoria para todas las relaciones entre empresas y autónomos en España (incluyendo territorios forales) una vez entren en vigor sus plazos legales. VeriFactu aplica a los sujetos en territorio común y no obliga a que la factura sea electrónica, sino a que el software con el que la hagas cumpla ciertas condiciones. De hecho, con VeriFactu puedes seguir emitiendo facturas en papel o PDF, siempre que generes el registro y QR correspondientes. Por tanto, son normativas complementarias: una regula el formato de la factura (electrónica vs papel) y otra regula la integridad y reporte fiscal de esas facturas.
Objetivo final: El sistema VeriFactu está pensado principalmente para fiscalizar y prevenir el fraude (que no se oculten ventas, que no se alteren facturas una vez emitidas, etc.), mientras que la factura electrónica obligatoria busca modernizar los intercambios comerciales y reducir costes administrativos. Por ejemplo, la factura electrónica B2B requerirá usar formatos estructurados (como Facturae o formatos XML/EDI) y plataformas de intercambio, facilitando la automatización contable. VeriFactu, en cambio, no exige un formato específico de la factura entregada al cliente (puede ser PDF, papel, Facturae, etc.), sino un formato estándar del registro que se queda para control de Hacienda.
Interacción con el cliente: En la factura electrónica B2B, ambos emisores y receptores deberán gestionarse a través de medios digitales, con la necesidad de aceptación de la factura por el receptor, etc. En VeriFactu, de cara al cliente nada cambia salvo la aparición del QR y posiblemente la mención “Verificable”. El cliente no tiene que “aceptar” la factura en ningún portal de facturación; simplemente puede escanear el código si desea comprobarla.

En resumen, VeriFactu no sustituye la factura electrónica ni viceversa: son piezas del puzzle de digitalización. De hecho, tu empresa probablemente necesite cumplir ambas cosas: emitir facturas electrónicas a clientes empresariales (cuando la ley lo exija) y llevar un sistema de facturación certificado conforme a VeriFactu. Los fabricantes de software ya están trabajando para integrar la funcionalidad de factura electrónica B2B junto con la de VeriFactu en sus ERPs y programas de facturación.

VeriFactu vs. SII y TicketBAI (otros sistemas de control fiscal)

Antes de VeriFactu, ya existían en España sistemas de control de la facturación orientados a determinados colectivos o ámbitos geográficos

SII (Suministro Inmediato de Información del IVA): Vigente desde 2017, obliga a grandes empresas (y otros sujetos como grupos de IVA y inscritos en devolución mensual) a enviar a la AEAT los detalles completos de sus facturas emitidas y recibidas en un plazo muy corto (4 días). El SII es, en esencia, un reporte de libros registro de IVA continuo. Las empresas que están en SII no están obligadas a VeriFactu, puesto que ya comunican todas sus facturas a Hacienda. La diferencia es que SII transmite todos los datos de la factura (bases, cuotas, contrapartes, etc.), mientras que VeriFactu transmite un registro más resumido y con fines de control de integridad. Además, SII es obligatorio solo para ciertos contribuyentes de IVA, mientras VeriFactu cubrirá a la mayoría de empresas fuera de SII. Si tu empresa está en SII, seguirás con ese sistema por ahora; si no lo está, entrarás en el ámbito de VeriFactu. Cabe señalar que a pesar de la exclusión, VeriFactu y SII son compatibles: una empresa voluntariamente podría usar VeriFactu aunque esté en SII, pero no tiene mucho sentido práctico duplicar envíos.
TicketBAI y Batuz (Haciendas Forales): En el País Vasco y Navarra se han implementado sus propios sistemas de control de facturación con objetivos antifraude similares. TicketBAI (y el proyecto Batuz asociado en Bizkaia) exige que los softwares de facturación generen un código identificativo y reporte cada factura a la Hacienda foral correspondiente, con un QR impreso muy parecido al de VeriFactu. De hecho, TicketBAI entró en vigor escalonadamente entre 2022 y 2024 en las provincias vascas, adelantándose a VeriFactu. Si tu negocio está domiciliado fiscalmente en País Vasco o Navarra exclusivamente, no te aplica VeriFactu (debes cumplir la normativa foral propia). Por el contrario, si operas en territorio común pero también en una provincia foral, es posible que debas atender a ambas obligaciones según el caso. La buena noticia es que los principios son similares: un software certificado que genera registros, envía a Hacienda y produce un QR. Las Haciendas forales ya consideran TicketBAI obligatorio, por lo que en Euskadi y Navarra ya se vive en la práctica una experiencia similar a lo que supondrá VeriFactu a nivel nacional. En cuanto al intercambio de datos, actualmente no hay plena conexión entre TicketBAI y la AEAT, pero es esperable cierta coordinación a futuro. En cualquier caso, las empresas de software adaptarán sus programas para cumplir con todas las normativas (forales y estatal).

Resumiendo diferencias: VeriFactu se enfoca en el territorio común y en contribuyentes fuera de SII, creando un estándar unificado de “factura verificable”. TicketBAI fue su precursor a nivel autonómico (si ya usas TicketBAI, el salto a VeriFactu nacional sería pequeño en lo técnico). Y el SII sigue existiendo para grandes compañías, quedando al margen de VeriFactu esos sujetos. Un punto importante es que VeriFactu no sustituye al SII ni a TicketBAI, sino que cubre el espacio que faltaba: la gran masa de pymes y autónomos en régimen común que antes no tenían una obligación de reporte inmediato de sus facturas.

Ventajas y beneficios de VeriFactu para empresas y autónomos

Adoptar VeriFactu no solo cumple una imposición legal, sino que puede aportar beneficios tangibles a tu negocio. A continuación destacamos las ventajas principales de este sistema para los distintos públicos empresariales:

Transparencia fiscal y menos sanciones: VeriFactu refuerza la fiabilidad de tu negocio ante Hacienda. Al enviar tus facturas en tiempo real o usar un software certificado, reduces el riesgo de inspecciones y evitas sanciones por manipulación o uso de software no permitido.
Declaraciones más fáciles y rápidas: Con los datos ya registrados en la AEAT, podrás agilizar tus declaraciones de IVA y renta. Menos papeleo, menos errores y más tranquilidad a final de trimestre.
Mejor gestión y control interno: Al digitalizar tu facturación, mejoras el control de ingresos, cobros y registros. Ideal para pymes y autónomos que quieren modernizar su contabilidad y reducir errores.
Más confianza con clientes y proveedores: El sello “Factura verificable” aporta credibilidad. Puede marcar la diferencia en licitaciones, acuerdos comerciales o financiación, mostrando que tu empresa cumple al 100%.
Herramientas gratuitas de Hacienda: La AEAT ofrece un software gratuito con VeriFactu para autónomos con poca facturación. Una solución sin coste que incluye QR y registro automático.
Competencia más justa y mercado más moderno: VeriFactu dificulta la economía sumergida y favorece una competencia leal. Además, impulsa la transformación digital y acerca tu negocio al modelo de empresa 100% digital.

En definitiva, aunque implantar VeriFactu requiere un esfuerzo, las ventajas en transparencia, eficiencia y confianza superan con creces los inconvenientes. Muchos asesores fiscales coinciden en que, tras el periodo inicial de ajuste, verificar facturas en tiempo real simplificará los procesos y evitará problemas mayores a largo plazo. Vale la pena verlo no solo como una obligación, sino como una oportunidad de mejora para tu negocio.

Recomendaciones prácticas para adaptarse a VeriFactu

¡Llegó el momento de la acción! Aquí está lo que debes hacer para prepararte y cumplir con VeriFactu sin contratiempos:

¿Sabías que la factura que emitas en 2026 podría llevar un código QR que tu cliente podrá verificar al instante con Hacienda? Ese es el mundo que está a la vuelta de la esquina. Prepararse para VeriFactu no es opcional, es inevitable. La buena noticia es que cuentas con el tiempo y la guía para hacerlo sin complicaciones. Sigue estas recomendaciones prácticas y, cuando VeriFactu sea una realidad obligatoria, tu negocio estará funcionando sobre ruedas – más transparente, más eficiente y plenamente al día con el fisco. ¡Manos a la obra!

1. Infórmate y planifica según tu caso

Lo primero es entender cuándo te afecta la obligación. Revisa los plazos: ¿eres una sociedad? Entonces tu fecha límite es 1 de enero de 2026. ¿Autónomo? Tienes hasta 1 de julio de 2026. Marca esas fechas en rojo en tu calendario fiscal. Veamos cómo te afecta según el tamaño: si eres pyme o autónomo estándar (no en SII), prácticamente seguro entrarás en VeriFactu. Si estás en País Vasco/Navarra, sigue la normativa foral (TicketBAI) en lugar de VeriFactu. Conocer tu situación te ayudará a planificar con tiempo suficiente la adaptación.

2. Actualiza o adquiere un software de facturación compatible

Este paso es crucial. Todos los programas de facturación que uses deben estar homologados o adaptados a VeriFactu. Contacta a tu proveedor de software actual y consulta sus planes de actualización. La mayoría de fabricantes sacarán versiones nuevas con las funcionalidades VeriFactu incorporadas (generación de registros, envío a AEAT, QR automático, etc.), si es que no las tienen ya. Exige garantías: por ejemplo, muchos entregarán una “declaración responsable” o certificado afirmando que cumplen los requisitos técnicos (integridad, trazabilidad, exportación…). Si tu programa es muy antiguo o ya descatalogado, quizá sea momento de migrar a uno más moderno. Herramientas populares (ERP, programas de facturación en la nube, software de gestión) están añadiendo VeriFactu dado que antes del 29 de julio de 2025 todos deben ofrecer soluciones adaptadas. No dejes esto para el último mes: prueba cuanto antes la versión nueva, verifica que puedes emitir facturas con QR sin problemas y familiarízate con su uso.

3. Decide la modalidad

VeriFactu vs No VeriFactu: Una vez tengas el software listo, podrás elegir si activas el envío automático de registros a Hacienda (modalidad VeriFactu) o si de momento solo cumples manteniéndolos en local (modalidad No VeriFactu). Recuerda: la normativa no obliga a enviar en tiempo real por ahora, es opcional para el contribuyente. Evalúa tus circunstancias:

- Optar por VeriFactu (enviar registros) te aporta las ventajas de automatizar el reporte y ganar sello de factura verificada. Podría ser recomendable si tienes una facturación organizada y quieres reducir riesgo fiscal. Asegúrate de configurar la conexión con la AEAT (tu software te pedirá certificados o claves para autenticarte con Hacienda). Haz pruebas de envío antes de usarlo en producción.
- Optar por No VeriFactu (no enviar) significa que usarás el software cumpliendo todos los requisitos (generarás registros con hash, QR en facturas, etc.) pero no remitirás los datos automáticamente. En este caso, debes estar listo por si Hacienda te solicita los registros (podrás exportar el fichero con todos los registros y enviarlo en ese momento). Esta modalidad puede interesar si prefieres un periodo de adaptación suave o si emites muy pocas facturas y no quieres todavía la comunicación constante. Ten en cuenta que igualmente tu software deberá incluir la posibilidad de enviar, aunque no la actives. Y recuerda: Hacienda sabrá qué empresas le envían todo (verificables) y cuáles no; a largo plazo, es posible que la modalidad VeriFactu se termine imponiendo o incentivando para todos.

4. Forma y sensibiliza a tu equipo (o a ti mismo)

La transición será más sencilla si todos en tu empresa entienden el porqué y el cómo. Explica a tu equipo de facturación o administración en qué consiste VeriFactu. Por ejemplo, asegúrate de que sepan que ya no se podrán borrar facturas sin más, o que al rectificar algo deberán hacer un documento de rectificación formal (el sistema lo registrará todo). También deberán verificar que en cada factura impresa aparece el QR y la leyenda correspondiente. Puede ser útil elaborar un pequeño manual interno sobre cómo emitir facturas verificables, cómo actuar si el sistema da un error de envío (p.ej., por falta de conexión) y cómo consultar las listas de registros en la web de la AEAT. Si cuentas con asesoría fiscal externa, coordínate con ellos; muchos asesores ya están preparando a sus clientes con sesiones informativas. ¡No dudes en preguntar todas las dudas! Mejor aclararlas en 2025 que lamentar descuidos en 2026.

5. Aprovecha las herramientas de apoyo de la AEAT

Hacienda ha dispuesto recursos para facilitar la adaptación. En su web existe un Informador Virtual de VeriFactu (un asistente de preguntas frecuentes), así como documentación técnica para desarrolladores y empresas curiosas en la sección de Información técnica. Visita periódicamente la página oficial de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VeriFactu en la sede electrónica de la AEAT, donde publican noticias y actualizaciones de la normativa. Allí encontrarás también un glosario de términos, FAQs y ejemplos que pueden ayudarte a entender casos particulares. Por ejemplo, explican cómo será el procedimiento para que un tercero (como tu asesor) envíe los registros por ti mediante una representación autorizada. Estos detalles pueden ser importantes si delegas la gestión.

6. Realiza pruebas piloto antes de la fecha límite

Si es posible, activa VeriFactu en modo prueba con algunas facturas antes de que sea obligatorio. Muchas empresas de software ofrecen entornos de sandbox o demostraciones. Esto te permitirá comprobar si, por ejemplo, el envío a Hacienda funciona bien con tu certificado digital, cómo lucen las facturas con el QR, cuánto ocupa el código en tu diseño, etc. Cuanto más familiarizado estés para 2026, más tranquila será la transición. Ten en cuenta que durante 2025 Hacienda no impondrá VeriFactu a la fuerza, así que es el momento ideal para ensayar sin presión.

7. Comunica a tus clientes y proveedores (si corresponde)

Aunque no es un requisito formal, puede ser positivo informar a tus principales clientes de que tu facturación se actualizará. Especialmente si adoptas la modalidad VeriFactu, puedes incluso usarlo como argumento de confianza: “A partir de 2026 nuestras facturas incluirán un código verificable de la AEAT, garantizando su autenticidad”. Por otro lado, presta atención a tus proveedores: muchos también estarán adaptándose. Si algún proveedor pequeño decide utilizar la aplicación gratuita de Hacienda para emitir facturas, asegúrate de recibir correctamente esos documentos (que llevarán QR y quizás un formato distinto). La coordinación en la cadena de suministro ayudará a que nadie se quede atrás.

8. Conserva correctamente tus facturas y registros

VeriFactu no elimina la obligación de guardar las facturas durante los plazos legales (normalmente 4 años para fines fiscales). Asegúrate de que tu nuevo sistema mantiene copias de seguridad de los registros y facturas. Si utilizas soluciones en la nube, verifica los acuerdos de nivel de servicio y cómo puedes extraer tus datos si cambias de proveedor. Además, recuerda que aunque envíes todo a Hacienda, eso no te exime de conservar tus libros y archivos. La AEAT facilita el acceso a tus registros en su portal, pero es responsabilidad tuya garantizar la preservación de tu documentación. En resumen, integra VeriFactu en tu política de archivo digital.

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