¿QUÉ ES EL LIBRO DE ACTAS DE UNA EMPRESA?
En el entorno empresarial español, los Libros de Actas de sociedades documentan y registran los acuerdos y decisiones más importantes que afectan a la empresa. Estos libros actúan como testigos legales de las actuaciones y resoluciones adoptadas por los socios o accionistas y los órganos de gobierno de la sociedad (en caso de que sea Consejo de Administración), ofreciendo transparencia y cumplimiento con las leyes y regulaciones vigentes.
Redactado por Abigail Sked
Paralegal
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¿Cómo se monta y se presenta el libro de actas?
contenido del libro de actas
Las sociedades mercantiles (sociedades de responsabilidad limitada, sociedades anónimas, etc.) tienen la obligación de llevar Libros de Actas legalizados que recogen las actas de todas las reuniones de sus órganos colegiados, socios y/o accionistas. Los Libros de Actas deben llevarse de manera ordenada y cronológica, reflejando la fecha, el lugar y la hora de cada reunión, así como los asuntos tratados y las decisiones adoptadas. La lista de asistentes de las Juntas deberá firmarse por los socios o accionistas presentes o representados en la reunión, y el Acta de la reunión por el Secretario, con el Visto Bueno del Presidente.
¿Quiere saber más sobre el contenido de las actas? Consulte el siguiente artículo:
¿QUÉ DEBEN CONTENER LAS ACTAS DE LAS REUNIONES DE LAS SOCIEDADES MERCANTILES?
El libro de actas podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados, es decir, un Libro de Actas que contenga todas las Actas de la sociedad, tanto de Junta de socios como de Consejo de Administración o dos libros diferentes (un libro de Actas de Junta y otro de Actas de Consejo). Será necesario que en cada uno de dichos libros conste la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
LEGALIZACIÓN anual Y PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DEL LIBRO DE ACTAS
En cada ejercicio se deberán legalizar las actas del ejercicio precedente. Los libros deben ser presentados anualmente (antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio) ante el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, garantizando así su legalidad y conformidad con la normativa vigente.
Según lo establecido en la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, los libros de actas se legalizarán telemáticamente, agilizando significativamente este trámite. Se utiliza el programa online que se llama Legalia, proporcionado por el Registro Mercantil. Este programa permite la cumplimentación del libro de actas y su presentación de manera telemática. Una vez completado el proceso, se obtiene un archivo en formato XML como comprobante de la presentación. Se puede consultar este archivo posteriormente en el Registro Mercantil para verificar la presentación realizada.
Obligaciones del administrador de la sociedad
La llevanza de los Libros de Actas es responsabilidad de los administradores y entra dentro de sus obligaciones y deber de diligencia. Es fundamental la tenencia y legalización de los libros ya que, en caso contario, pueden derivarse responsabilidades a los administradores y crear situaciones de conflicto de socios.
Cabe destacar también que los empresarios deben conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
El Libro registro de socios
Las sociedades mercantiles también tienen la obligación de llevar el libro registro de socios que incluye información sobre los socios y el número de participaciones que tiene cada uno de ellos. En caso de que durante un ejercicio fiscal haya algún cambio, se ha de modificar el libro registro de socios y presentarse junto con el libro de actas el año siguiente.
¿QUÉ FUNCIÓN CUMPLE EL LIBRO DE ACTAS EN UNA EMPRESA?
La importancia de los libros de actas radica en su papel como evidencia legal de las decisiones adoptadas por los órganos de gobierno de la sociedad. El proceso de montarlos y presentarlos no solo fortalece la integridad jurídica de la empresa, sino que también facilita auditorías, inspecciones y proporciona una trazabilidad transparente de las decisiones clave tomadas por los órganos de gobierno a lo largo del año fiscal.
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En Conesa Legal podemos registrar, legalizar y presentar el libro de actas por usted y asesorarle durante toda la vida de su empresa para que cumpla con todas las obligaciones mercantiles. Nuestro servicio de secretaría mercantil consiste en la llevanza de los documentos formales de la sociedad:
- Asesoramiento a accionistas, socios y consejos de administración en el cumplimiento de la legalidad vigente, gestión cotidiana y ejecución de acuerdos.
- Confección de convocatorias y redacción de Actas de Juntas Ordinarias (aprobación de cuentas anuales) y Extraordinarias, y resoluciones del consejo de administración.
- Formalización ante Notario de acuerdos de socios y órganos de administración e inscripción de los mismos en el Registro Mercantil.
- Llevanza de Libros: Libro de Actas, Libro Registro de Socios, Libro de Acciones Nominativas y Libro de Contratos, y su presentación telemática anual en el Registro Mercantil.
- Modificaciones estatutarias (traslado de domicilio, cambio de denominación, cambio de objeto social) y operaciones de restructuración y saneamiento de balance (ampliaciones y reducciones de capital).
- Trámites mercantiles (inscripciones)
- Cambios de socios (transmisiones de acciones y participaciones sociales).
- Gestión de impagados.
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