Se podría decir que los ficheros de morosos desempeñan un papel importante en la reducción de los impagos, ya que motivan a los deudores a pagar y ofrecen a las empresas un medio para comprobar la identidad de sus clientes antes de firmar un contrato con ellos, lo que les permite eludir relaciones potencialmente arriesgadas.
Sin embargo es necesario tener en cuenta el riesgo que estas listas pueden suponer para la intimidad y el honor de tus clientes, aunque sean morosos. Te explicamos aquí cómo cumplir los requisitos para que puedas demostrar que los cumples antes de facilitar los datos personales a un fichero de morosos, y evitar responsabilidad por daños subjetivos y objetivos.
Cómo reclamar morosos:
Se puede intentar reclamar las cantidades pendientes de varias maneras, desde correos electrónicos amistosos de recordatorio hasta iniciar la vía judicial a través de un procedimiento de "monitorio". En algunos casos, también existe la posibilidad de presentar los datos del importe impagado y del deudor para su publicación en los denominados "ficheros de morosos", que las futuras empresas podrán consultar a la hora de decidir con quién (y con quién no) establecer relaciones comerciales.
En este artículo te explicamos las obligaciones y requisitos que se han de cumplir para poder inscribir la deuda de una persona física en estas listas.
Redactado por Abigail Sked
Paralegal
Consulta aquí las distintas maneras en que podemos ayudarte a reclamar los impagados
Requisitos para incluir datos personales en un fichero de morosos
El punto clave a tener en cuenta a la hora de plantearse hacer uso de un fichero de morosos es la protección de datos, especialmente de las personas físicas, ya que, en virtud de los principios de transparencia y exactitud del RGPD, debes asegurarte de que el deudor tiene conocimiento suficiente de la posibilidad de que sus datos figuren en ese fichero, y que dichos datos son correctos.
Por tanto, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recoge los siguientes requisitos que son necesarios para incluir los datos de una persona física en un tratamiento así de solvencia patrimonial y crédito:
- Que los datos hayan sido facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés.
- Existencia previa de una deuda cierta, vencida, exigible, que haya resultado impagada, en la que la cuantía del principal sea superior a cincuenta euros.
- Que el acreedor haya informado al afectado en el contrato o en el momento de requerir el pago acerca de la posibilidad de inclusión en dichos sistemas, con indicación de aquéllos en los que participe.
- Que el acreedor haya realizado el requerimiento de pago al deudor con carácter previo a la comunicación de sus datos al fichero de morosos.
- Además, la entidad que mantenga el sistema de información crediticia deberá notificar al afectado la inclusión de tales datos y le informará sobre la posibilidad de ejercitar los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 dentro de los treinta días siguientes a la notificación de la deuda al sistema, permaneciendo bloqueados los datos durante ese plazo.
- Que no hayan transcurrido cinco años desde la fecha en que hubo de procederse al pago de la deuda o del vencimiento de la obligación o del plazo concreto si aquélla fuera de vencimiento periódico.
Veamos con más detalle algunos de estos requisitos.
La deuda tiene que ser cierta, vencida, exigible, y que haya resultado impagada
En primer lugar, lógicamente, una vez que el deudor ha pagado una parte o la totalidad de la deuda, los datos presentados en un principio sobre la deuda dejarán de ser exactos. Por ello, tú, como acreedor, debes comunicar al responsable del tratamiento de datos del fichero de morosos la inexactitud o inexistencia de la deuda para que proceda a la supresión o modificación de los datos correspondientes. Dispones de una semana para realizar esta notificación. Los datos deberán ser suprimidos también cuando se hubieran cumplido cinco años contados a partir del vencimiento de la obligación.
Asimismo, la jurisprudencia ha aportado una aclaración con respecto a la certeza de la deuda. En la STS núm. 945/2022, de 20 de diciembre, ECLI:ES:TS:2022:4607 se afirmó que, en el momento de comunicar la deuda al sistema de fichero de morosos, no debe existir controversia sobre la cantidad adeudada.
“Si el titular de los datos considera razonable y legítimamente que no debe lo que se reclama y así se lo ha hecho saber al acreedor, la falta de pago no es indicativa de la insolvencia del afectado y por tanto el tratamiento de sus datos en uno de estos ficheros no es pertinente.”
Del mismo modo, la ley exige que la existencia o cuantía de las deudas en cuestión:
“No hubiese sido objeto de reclamación administrativa o judicial por el deudor o mediante un procedimiento alternativo de resolución de disputas vinculante entre las partes”
(Artículo 20, apartado 1 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.)
El acreedor haya realizado el requerimiento de pago
Aunque la jurisprudencia ha destacado el carácter esencial de esta exigencia, no existe una única forma "correcta" de realizarla.
Según el Tribunal Supremo, no se exige “la fehaciencia de su recepción, puesto que esta se puede considerar fijada a través de las presunciones siempre que exista garantía o constancia razonable de ella.” (STS no. 1319/2023 de 27 de septiembre, ECLI:ES:TS:2023:3824)
Por tanto, aunque no es necesario que demuestres una prueba irrefutable de que la comunicación fue recibida por la persona correcta, si ocurriera algo que pusiera en duda la recepción, como que la comunicación fuera devuelta por ser el destinatario desconocido en esa dirección, sería difícil argumentar que contabas con garantías razonables de recepción. Es recomendable hacer lo que puedas para asegurarte de que has avisado al deudor de la deuda y de que puedes demostrar que lo has hecho.
¿A quién puedo facilitar datos personales sobre deudas?
Para reclamar la deuda puedes utilizar los datos que el cliente te facilitó con la firma del contrato que dio lugar a dicha deuda, porque el proceso de reclamación se trata de una extensión de esa misma relación negocial y de la prestación del servicio que solicitó. Por el mismo motivo, el acceso por parte de las empresas de recobro no se considera una cesión o comunicación de datos. Así pues, no es necesario contar con el consentimiento de los interesados para permitir el acceso a estos datos, pero sí con el contrato correspondiente de prestación de servicios con dicha empresa de recobro en los términos del artículo 28 del RGPD.
No obstante, si estás reclamando la deuda y tienes que hablar con amigos, familiares o incluso compañeros de trabajo del cliente a lo largo de este proceso, ten cuidado con la información que les facilitas. Así lo explica la AEPD:
“Respecto de las llamadas telefónicas a familiares y amigos, incluyendo al trabajo, se considera que se pueden realizar las mismas siempre y cuando no se les comunique la cuantía de la deuda o la condición de deudor... No obstante, tanto los familiares como amigos pueden ejercitar el derecho de oposición para no recibir este tipo de llamadas.”
¿Qué es el reglamento general de protección de datos (rgpd) y cómo me afecta?
Abogados para impagados:
El Análisis del Comportamiento de Pago Empresarial publicado por Informa en 2023 nos reveló que el 64,33% de las empresas contactadas sufrieron al menos un impago en los últimos 12 meses. El impago es una triste realidad para muchas empresas en España, que provoca la desconfianza y, en algunos casos, importantes dificultades financieras.
Pero los ficheros de impagados están jugando un importante papel en la lucha contra la morosidad.
¿Quieres consultar si tu posible cliente esté en algún registro de morosos? ¿Quieres incluir a un cliente en algún registro de morosos? ¿Tienes facturas impagadas que necesitas reclamar?
Te publicamos tus impagados en el RJI:
