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¿Se puede usar biometría para fichar en la empresa?

¿Se puede usar biometría para fichar en la empresa?
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¿Tu empresa utiliza la huella dactilar o el reconocimiento facial para registrar el momento en que los trabajadores comienzan y terminan la jornada laboral? ¿O tal vez te has planteado implantar una tecnología parecida? No nos sorprendería si fuera así, pero la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo desaconseja.

Abigail Sked-circulo-1Redactado por Abigail Sked

 Paralegal 

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Es obligatorio registrar la jornada de tus empleados

Las empresas en España deben realizar el registro de jornada laboral de manera diaria y digital, registrando las horas de inicio y fin de la jornada laboral de todos los trabajadores y conservando estos registros durante 4 años. Existen múltiples formas de controlar la presencia de los trabajadores, algunas de las cuales hacen uso de datos biométricos.

 

¿Y qué son los datos biométricos?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) define los datos biométricos como «datos personales obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física que permitan o confirmen la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos».

Algunas características que se convierten a menudo en datos biométricos cuando se procesan tecnológicamente para poder identificar a alguien de forma única son:

  • La huella dactilar
  • La forma de la cara
  • El iris
  • La voz

Un sistema biométrico registrará este tipo de datos y los utilizará para identificar o autenticar la identidad de las personas. Aunque registrar la jornada mediante el uso de un sistema así presenta ciertas ventajas, tales como la precisión, la comodidad de uso, la rapidez e incluso la seguridad, ya que los datos biométricos son difíciles de falsificar, estas supuestas ventajas deben contraponerse a los derechos de los trabajadores, especialmente en lo que se refiere a la protección de datos personales.

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el entorno legal relativo al fichaje biométrico

El año pasado, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) endureció sus normas sobre los sistemas de fichaje basados en datos biométricos. De hecho, hoy en día, es casi imposible demostrar que el uso de datos biométricos para el registro de jornada laboral cumple la legislación sobre protección de datos.

Te explicamos el por qué.

Según el RGPD, el dato biométrico es un dato de categoría especial, lo que significa que su tratamiento está generalmente prohibido, salvo que concurran ciertos supuestos excepcionales, entre los que se incluyen el consentimiento explícito del interesado y los casos en que el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones en el ámbito del Derecho laboral del Estado miembro de la Unión Europea y esté previsto por lo mismo.

  ¿QUÉ ES EL REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS (RGPD) Y CÓMO ME AFECTA?

 

En una resolución de junio del 2024, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha expuesto que el tratamiento de datos biométricos en el ámbito de control de la jornada laboral entraña una probabilidad de alto riesgo para los derechos y libertades de los empleados, merecedora de una Evaluación de Impacto para la Protección de Datos (EIPD) previa y válida.

Al realizar la EIPD, entre otras cosas, tendrías que demostrar que el tratamiento de los datos biométricos es estrictamente necesario para ese fin concreto y proporcional al mismo, es decir, que no existe otro tratamiento menos intrusivo capaz de cumplir el mismo objetivo, algo que será difícil de hacer ya que las empresas llevan años utilizando otros medios para el registro de jornada laboral.

Si consiguieras demostrar que el tratamiento sí es necesario, luego también tendrías que demostrar que el tratamiento es legítimo, acreditando alguna de los supuestos excepcionales que levantan la prohibición general de tratar datos biométricos. Actualmente, como no hay ninguna ley que permita explícitamente este tipo de tratamiento, la única forma de superar la prohibición sería mediante el consentimiento explícito del empleado, pero, dado el desequilibrio de poder entre el empleado y el empresario, el consentimiento sólo se percibiría como libremente dado si se le ofreciera un tratamiento de datos equivalente y menos intrusivo por el que pudiera optar en lugar del tratamiento de datos biométricos. Sin embargo, si se ofreciera tal alternativa, básicamente se afirmaría que el tratamiento de los datos biométricos, en realidad, no es necesario.

Ojo, porque esto se aplica también a los sistemas que utilizan geolocalización.  La AEPD señaló que no parecía «necesario ni proporcional, dada la relación entre ventajas y desventajas, utilizar sistemas de fichaje del horario de la jornada laboral que se basen en tratamientos de datos personales biométricos y de geolocalización, cuando existen otros posibles métodos alternativos de fichaje del horario igual de eficaces, por lo que difícilmente se superará esta evaluación o triple juicio de proporcionalidad en la EIPD».

 

¿Qué debo hacer si mi empresa utiliza datos biométricos para registrar la jornada?

Si en tu empresa utilizáis un sistema de registro de jornada basado en datos biométricos, como la huella dactilar, lo más aconsejable es suspender su uso y cesar cuanto antes el tratamiento de esos datos, optando por una solución alternativa que cumpla con el criterio vigente de la AEPD.

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¿Qué otros métodos existen para controlar la presencia de trabajadores?

Algunos ejemplos de sistemas alternativos para el registro de jornada laboral son:

  • Aplicaciones o software de fichaje: Los trabajadores registran su entrada y salida mediante aplicaciones específicas, accesibles desde ordenadores, tabletas o smartphones. El fichaje puede realizarse introduciendo un usuario y contraseña o con códigos PIN únicos para cada empleado.
  • Sistemas basados en tarjetas o llaveros: Se utilizan tarjetas magnéticas, de proximidad (RFID) o llaveros electrónicos, que cada empleado debe pasar por un lector al inicio y fin de la jornada.
  • Registro mediante acceso a redes o dispositivos: El sistema registra automáticamente la hora de entrada y salida cuando el trabajador se conecta o desconecta de la red Wi-Fi corporativa. También puede controlarse mediante la conexión o desconexión de equipos de trabajo, como ordenadores o terminales.
  • Registros automáticos en sistemas de trabajo remoto: En entornos de teletrabajo, algunas herramientas pueden registrar automáticamente las horas activas del trabajador en la plataforma, sirviendo como registro horario.
  • Fichaje mediante códigos QR: Los empleados escanean un código QR único con sus teléfonos móviles al entrar y salir del trabajo. Este código puede actualizarse periódicamente para evitar un uso indebido.

 

Resumen

El uso de datos biométricos para registrar la jornada laboral presenta altos riesgos para los derechos de los trabajadores y es considerado generalmente desproporcionado por la AEPD, dado que existen alternativas menos intrusivas. Al ser datos de categoría especial según el RGPD, su tratamiento está generalmente prohibido salvo en casos excepcionales que, en este caso, son difíciles de justificar. Por ello, se recomienda suspender estos sistemas y optar por métodos alternativos como aplicaciones de fichaje, tarjetas, códigos QR o registros automáticos, que cumplen con la normativa y garantizan un mayor respeto a la protección de datos personales.

 

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Fecha de publicación: 28 enero 2025

Última actualización: 4 febrero 2025